Μέρος ΙΙΙ
ΤΥΠΟΙ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΓΙΑ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΟΥΝ ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ 15489-1
Εδώ θα δούμε τους τύπους μεταδεδομένων που απαιτούνται για να εφαρμόσουν αποτελεσματικά το πρότυπο 15489-1. Περιγράφεται η σειρά των μεταδεδομένων τα οποία πρέπει να σχεδιαστούν και να εφαρμοστούν μέσα στα συστήματα αρχείων ώστε να καλύψουν τις απαιτήσεις του προτύπου 15489-1. Οι τύποι μεταδεδομένων που απαιτούνται μπορούν να αναλυθούν στα ακόλουθα συστατικά:
- Μεταδεδομένα για το ίδιο το αρχείο.
- Μεταδεδομένα για τους επιχειρησιακούς κανόνες ή τις πολιτικές και τις εξουσιοδοτήσεις.
- Μεταδεδομένα για τους συντελεστές.
- Μεταδεδομένα για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες ή τις διαδικασίες.
- Μεταδεδομένα για τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων. Αυτοί οι τύποι μεταδεδομένων εφαρμόζονται εξίσου και πριν και μετά από την εισαγωγή του αρχείου.
Κάθε ένας από αυτούς περιλαμβάνει τα μεταδεδομένα τα οποία: 1) Εισάγονται με το αρχείο, προσαρμόζοντας το στο επιχειρησιακό πλαίσιό επιτρέποντας να πραγματοποιηθούν οι διαδικασίες διαχείρισης. 2) Συνεχίζουν να δημιουργούνται και να εισάγονται: αυτό υπερβαίνει τον οργανισμό δημιουργίας αρχείων και πρέπει να εξασφαλιστεί από οποιοδήποτε οργανισμό θα είναι αρμόδιος για τη διαχείριση των αρχείων με την πάροδο του χρόνου.
Μεταδεδομένα για τα αρχεία.
Μεταδεδομένα για τα αρχεία στο σημείο εισαγωγής του αρχείου Τα βασικά στοιχεία των δομικών και αποθηκευτικών μεταδεδομένων, όπως το σχήμα και οι βασικές τεχνικές εξαρτήσεις, πρέπει να είναι προσδιορισμένα και τεκμηριωμένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η δυνατότητα πρόσβασης στο αρχείο μπορεί διατηρείται για όσο απαιτείται για τις επιχειρησιακές ή άλλες ανάγκες και για να διευκολύνουν τη μακροπρόθεσμη συντήρησή και διαχείριση. Επίσης μπορεί να είναι απαραίτητο να εισαχθούν μερικά από τα μεταδεδομένα ασφάλειας και διαχείρισης αρχείων που περιγράφονται παρακάτω στο σημείο εισαγωγής του αρχείου.
Προκειμένου να καθοριστούν το περιεχόμενο του αρχείου ή οποιουδήποτε συνόλου, η λογική και φυσική δομή του και οι τεχνικές του ιδιότητες, και προκειμένου να τεκμηριωθούν οι σχέσεις που μπορεί να έχουν τα αρχεία μεταξύ τους άλλου, τα μεταδεδομένα σχετικά με το αρχείο πρέπει να:
- Συμπεριλάβουν την ημερομηνία και το χρόνο που δημιουργήθηκε το αρχείο.
- Προσδιορίζουν και να περιγράφουν τους συντελεστές που συμμετέχουν στη δημιουργία αρχείων.
- Τεκμηριώνουν τη δομή των αρχείων.
- Τεκμηριώνουν τη μορφή των αρχείων.
- Τεκμηριώνουν οποιαδήποτε χημική ουσία και άλλη φυσική ιδιότητα.
- Τεκμηριώνουν τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τις εξαρτήσεις των αρχείων.
- Τεκμηριώνουν σχέση μεταξύ των δεδομένων ή των στοιχείων σχήματος που αποτελούν το αρχείο.
- Τεκμηριώνουν τις απαιτήσεις για μπορούν να διατίθενται, να αναπαράγονται ή να αποδίδονται τα αρχεία.
- Διευκολύνουν τη μετανάστευση στο διαφορετικό λογισμικό. - Διευκολύνουν την κατάθεση εκ νέου μέσω της μίμησης.
- Ξεκινούν τις δραστηριότητες διαχείρισης των δεδομένων και του σχήματος, ώστε να προστατεύσουν από την φθορά των μέσων.
- Τεκμηριώνουν τη σχέση μεταξύ του αρχείου και της επιχειρησιακής συναλλαγής ή της δραστηριότητας την οποία παρήγαγαν.
- Τεκμηριώνουν τις συνδέσεις μεταξύ των αρχείων ή μεταξύ ενός μεμονωμένου αρχείου και του ευρύτερου συνόλου αρχείων του οποίου αποτελεί ένα μέρος.
Τα μεταδεδομένα αρχείων μετά από την εισαγωγή των αρχείων Τα μεταδεδομένα αρχείων πρέπει να αυξηθούν σε τρέχουσα βάση ανεξάρτητα από τον οργανισμό ο οποίος είναι αρμόδιος για τα αρχεία. Αυτά τα μεταδεδομένα θα καθορίσουν τις αλλαγές στη λογική και φυσική δομή και τις τεχνικές ιδιότητες του αρχείου, καθώς επίσης και θα περιγράφουν τα νέα πλαίσια στα οποία το αρχείο χρησιμοποιείται. Πρέπει επίσης να τεκμηριώσουν νέες σχέσεις με άλλα αρχεία ή σύνολα. Τα αρχεία των τρεχόντων και προηγούμενων δομικών μεταδεδομένων, όπως το σχήμα και οι βασικές τεχνικές εξαρτήσεις, θα συνεχίσουν να εφαρμόζονται για να εξασφαλίσουν ότι η προσβασιμότητα του αρχείου διατηρείται μέσω του χρόνου. Πρέπει να διατηρηθεί για να παρέχει τα στοιχεία της αρχικής δομής του αρχείου και για να διευκολύνει τις μελλοντικές προσπάθειες συντήρησης.
Μεταδεδομένα που υποστηρίζουν την προσβασιμότητα των αρχείων
Τα μεταδεδομένα πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να προσδιορίσουν τα αρχεία και να διευκολύνουν την ανακτησιμότητα και τη χρησιμότητα τους στα συστήματα αρχείων. Ένα σύστημα αρχείων πρέπει να παρέχει άμεση πρόσβαση σε όλα τα σχετικά αρχεία και τα σχετικά μεταδεδομένα τους. Συστήματα μπορεί να σχεδιάζονται για να χρησιμοποιήσουν τα μεταδεδομένα ώστε να διευκολύνουν αυτόν τον στόχο. Προσβασιμότητα των μεταδεδομένων στο σημείο εισαγωγής του αρχείου Τα μεταδεδομένα για την προσβασιμότητα πρέπει να κάνουν τα ακόλουθα:
- Να προσδιορίζουν τις πληροφορίες για τα αρχεία ή τα σύνολα των αρχείων.
- Να προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τα σύνολα, όπως ένα αρχείο ή μια σειρά, στα οποία υπάρχει ένα αρχείο ή μια ομάδα αρχείων.
- Να εισάγουν τις πληροφορίες της θέσης των αρχείων. Τα συστήματα πρέπει να είναι ικανά να διατηρούν μια ποικιλία λεπτομερειών μεταδεδομένων για τη θέση αρχείων. Η θέση των αρχείων μπορεί να είναι λογική ή/ και φυσική. Παραλλαγές στη λεπτομέρεια της θέσης μπορεί να πρέπει να διατηρηθεί. Η βάση και οι τρέχουσες θέσεις ενός αρχείου μπορεί να πρέπει επίσης να καταγραφούν.
- Να προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τις συνδέσεις μεταξύ των αρχείων, των συντελεστών και των διαδικασιών.
- Να τεκμηριώνουν τις περιγραφικές πληροφορίες που διευκολύνουν τη χρήση και την κατανόηση αρχείων, όπως ταξινόμηση, τίτλος, περιγραφικές λέξεις κλειδιά, περίληψη.
- Να διευκολύνουν την ταξινόμηση των επιχειρησιακών λειτουργιών, των δραστηριοτήτων και των συναλλαγών.
- Να διευκολύνουν την ταξινόμηση των αρχείων.
- Να αναλάβουν την ευρετηρίαση των αρχείων. Διαδικασία μεταδεδομένων υποστήριξης προσβασιμότητας μετά την εισαγωγή του αρχείου Τα μεταδεδομένα προσβασιμότητας πρέπει να ελεγχθούν σε τρέχουσα βάση ώστε να διασφαλιστεί το ότι διευκολύνουν τη δυνατότητα πρόσβασης.
Αλλαγές μπορεί να πρέπει να γίνουν σε αυτά τα μεταδεδομένα μέσω του χρόνου καθώς:
- Εφαρμόζεται η επιχειρησιακή δραστηριότητα. - Αλλάζει το προσωπικό.
- Αλλάζει η επιχειρησιακή εστίαση.
- Υιοθετούνται ή αλλάζουν όργανα διαχείρισης των αρχείων.
- Αλλάζουν οι θέσεις των αρχείων.
- Εξελίσσεται η οργανωτική ορολογία. -
Υιοθετούνται νέα επιχειρησιακά συστήματα.
Η τρέχουσα περιγραφή είναι απαραίτητη για να διατηρήσει τα αρχεία σημαντικά για τη χρήση. Μεταδεδομένα τα οποία υποστηρίζουν την ασφάλεια των αρχείων Όλα τα συστήματα αρχείων πρέπει να είναι ικανά να αναπτύσσουν μεταδεδομένα ασφάλειας για να παρέχουν μια υπεύθυνη διαχείριση περιβάλλοντος για τα αρχεία. Τα υψηλά επίπεδα της ασφάλειας μπορούν να ισχύσουν σε ορισμένα συστήματα. Συνεπώς, οι κίνδυνοι και οι απαιτήσεις της επιχείρησης- οργανισμού που τεκμηριώνεται μέσα στα συστήματα πρέπει να αξιολογηθεί προτού σχεδιαστούν και εφαρμοστούν τα μεταδεδομένα ασφάλειας.
Τα μεταδεδομένα ασφάλειας στο σημείο εισαγωγής του αρχείου
Τα βασικά στοιχεία των μεταδεδομένων ασφάλειας, όπως τα βασικά δικαιώματα πρόσβασης ή οι περιορισμοί, πρέπει να προσδιοριστούν και να εφαρμοστούν στο σημείο της δημιουργίας και εισαγωγής των αρχείων προκειμένου να διευκολυνθεί η τρέχουσα συντήρηση και διαχείριση ενός αρχείου. Τα μεταδεδομένα ασφάλειας πρέπει να:
- Προσδιορίζουν τους περιορισμούς πρόσβασης οι οποίοι εφαρμόζονται στα αρχεία και τα σύνολα τους, τις επιχειρησιακές διαδικασίες και τους πράκτορες.
- Εξασφαλίζουν ότι τα αρχεία μπορούν μόνο να προσεγγιστούν από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
- Εφαρμόζουν τους χρονικούς περιορισμούς στους περιορισμούς πρόσβασης ώστε να διασφαλίσουν την κανονική αναθεώρησή τους. - Παρακρατούν την επίδειξη μεταδεδομένων όπου τα στοιχεία δεν πρέπει να παρασχεθούν για γενική πρόσβαση.
Διαδικασία μεταδεδομένων υποστήριξης ασφάλειας μετά την εισαγωγή του αρχείου
Η πρόσβαση στα αρχεία πρέπει μόνο να περιοριστεί όταν υπάρχει μια επιχειρησιακή ανάγκη ή όταν την απαιτεί ο νόμος. Τα μεταδεδομένα ασφάλειας πρέπει να ελεγχθούν και να ενημερωθούν ώστε να διασφαλίσουν την τρέχουσα δυνατότητα εφαρμογής όλων των προσδιορισμένων περιορισμών. Τα επίπεδα και οι κανόνες ασφάλειας θα αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου, και τα μεταδεδομένα τα οποία υποστηρίζουν τη διαχείριση ασφάλειας και πρόσβασης πρέπει να αλλάξουν αναλόγως. Οι οργανώσεις πρέπει να διασφαλίσουν ότι αυτές οι αλλαγές είναι τεκμηριωμένες. Τα μεταδεδομένα ασφάλειας πρέπει να διατηρηθούν και να κρατηθούν τρέχοντα σε όλη την ύπαρξη ενός αρχείου. Αλλαγές σε αυτά τα μεταδεδομένα πρέπει να απεικονίζουν τις διοικητικές ή αλλαγές προσωπικού και τις επακόλουθες αλλαγές στις ρυθμίσεις ασφαλείας.
Μεταδεδομένα για τους επιχειρησιακούς κανόνες, τις πολιτικές και τις εξουσιοδοτήσεις
Μεταδεδομένα για τους επιχειρησιακούς κανόνες, τις πολιτικές και τις εξουσιοδοτήσεις στο σημείο εισαγωγής του αρχείου Στο σημείο εισαγωγής του αρχείου, τα μεταδεδομένα πρέπει να τεκμηριώσουν τη συμμόρφωση των εγγραφών με τους επιχειρησιακούς κανόνες και πολιτικές, και τις ρυθμιστικές και άλλες απαιτήσεις για τη δημιουργία και διαχείριση των αρχείων. Αυτά τα μεταδεδομένα πρέπει να: - προσδιορίζουν το συγκεκριμένο σχήμα μεταδεδομένων το οποίο χρησιμοποιείται στα οργανωτικά επιχειρησιακά συστήματα.
- Εισάγουν τους επιχειρησιακούς κανόνες ή άλλους ελέγχους συστημάτων που ρυθμίζουν τη δημιουργία και τη διαχείριση των αρχείων.
- Εισάγουν τους επιχειρησιακούς κανόνες ή άλλους ελέγχους συστημάτων που ρυθμίζουν τη δημιουργία και τη διαχείριση των μεταδεδομένων.
- Εισάγουν τους επιχειρησιακούς κανόνες ή άλλους ελέγχους συστημάτων που ρυθμίζουν τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων.
- Εισάγουν τους επιχειρησιακούς κανόνες ή άλλους ελέγχους συστημάτων που ρυθμίζουν την πρόσβαση και τα δικαιώματα στα αρχεία.
- Τεκμηριώνουν την εξουσιοδότηση ή άλλη ρυθμιστική απαίτηση για τη δημιουργία ή/ και τη διαχείριση αρχείων.
- Τεκμηριώνουν την εξουσιοδότηση ή άλλη ρυθμιστική απαίτηση για τη διατήρηση, την ασφάλεια ή τις απαιτήσεις καταστροφής του αρχείου. - Εισάγουν τις συνδέσεις μεταξύ της εξουσιοδότησης ή των ρυθμιστικών πληροφοριών και των αρχείων ή τις διαδικασίες της διαχείρισης των αρχείων τις οποίες αφορά.
Διαδικασίες μεταδεδομένων για τους επιχειρησιακούς κανόνες, τις πολιτικές και τις εξουσιοδοτήσεις μετά το σημείο εισαγωγής του αρχείου
Σε μια τρέχουσα βάση, τα μεταδεδομένα πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να καταδείξουν ότι τα συστήματα έχουν διαχειριστεί τα αρχεία σε συμμόρφωση με τους επιχειρησιακούς κανόνες και τις πολιτικές, τις ρυθμιστικές και άλλες απαιτήσεις για τη διαχείριση των αρχείων. Για παράδειγμα, τα μεταδεδομένα τα οποία προσδιορίζουν ποιος έχει πρόσβαση στο σύστημα αρχείων μπορεί να είναι απαραίτητα, ανάλογα με επιχειρησιακές ανάγκες του οργανισμού. Αυτό περιλαμβάνει τους οργανισμούς στους οποίους η ευθύνη για η διαχείριση των αρχείων έχει μεταφερθεί.
Μεταδεδομένα συντελεστών
Τα μεταδεδομένα συντελεστών στο σημείο εισαγωγής του αρχείου. Στο σημείο εισαγωγής του αρχείου, τα μεταδεδομένα πρέπει να περιλάβουν τα μεταδεδομένα για τους συντελεστές που συνδέονται με τα αρχεία και τη διαχείρισή τους. Τα μεταδεδομένα για τους συντελεστές που συμμετέχουν στη δημιουργία και τη διαχείριση αρχείων πρέπει να εισαχθούν για να διασφαλίσουν την κατάλληλη τεκμηρίωση. Επίσης αυτά τα μεταδεδομένα καθιστούν να είναι περιορισμένη η πρόσβαση στα αρχεία μόνο για τους κατάλληλους συντελεστές, και επιτρέπουν μόνο στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό να χρησιμοποιεί τα συστήματα αρχείων ή να εκτελεί τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων μέσα σε αυτά τα συστήματα.
Τα μεταδεδομένα συντελεστών στο σημείο εισαγωγής του αρχείου πρέπει να :
A. Προσδιορίζουν τους συντελεστές οι οποίοι συμμετέχουν στη δημιουργία αρχείων.
B. Προσδιορίζουν τους συντελεστές οι οποίοι συμμετέχουν στις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων και την εξουσιοδότηση τους.
C. Προσδιορίζουν τους συντελεστές οι οποίοι έχουν εξουσιοδότηση πρόσβασης στα αρχεία.
Διαδικασίες μεταδεδομένων συντελεστών μετά την εισαγωγή του αρχείου Οι ρόλοι των συντελεστών αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Τα συστήματα αρχείων πρέπει να εισάγουν αυτές τις αλλαγές. Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για την κατανόηση των αρχείων. Επίσης εξασφαλίζουν ότι η πρόσβαση των αρχείων θα μείνει περιορισμένη στους κατάλληλους συντελεστές, και ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι συντελεστές θα χρησιμοποιούν τα συστήματα αρχείων ή θα εκτελούν τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων μέσα σε αυτά τα συστήματα.
Μεταδεδομένα επιχειρησιακής διαδικασίας
Τα μεταδεδομένα επιχειρησιακής διαδικασίας στο σημείο εισαγωγής του αρχείου
Τα αρχειακά συστήματα χρειάζονται την ικανότητα να εισάγουν και να ρυθμίζουν τα μεταδεδομένα για τις επιχειρησιακές διαδικασίες. Αυτό περιλαμβάνει τα μεταδεδομένα για τις επιχειρησιακές λειτουργίες, δραστηριότητες και συναλλαγές, για την ασφάλεια και την προσβασιμότητα και τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση των αρχείων. Επειδή το τελευταίο είναι τόσο σημαντικό εδώ, εξετάζεται χωριστά. Αυτά τα μεταδεδομένα μπορούν να παρέχουν ένα βασικό πλαίσιο για να διευκολύνουν την κατανόηση και την υπευθυνότητα των αρχείων. Η εισαγωγή τους μπορεί επίσης να βοηθήσει ώστε να καταδείξει την υπευθυνότητα των επιχειρησιακών διαδικασιών, προσδιορίζοντας τις διαδικασίες που μπορούν να εκτελούνται μέσα στο σύστημα αρχείων.
Τα μεταδεδομένα επιχειρησιακής διαδικασίας στο σημείο εισαγωγής του αρχείου πρέπει να:
I. Προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τις επιχειρησιακές λειτουργίες, τις δραστηριότητες και τις συναλλαγές που τεκμηριώνονται από τα αρχεία μέσα το σύστημα.
II. Τεκμηριώνουν τις συνδέσεις μεταξύ των αρχείων, των συντελεστών και των επιχειρησιακών λειτουργιών, των δραστηριοτήτων και των συναλλαγών στις οποίες αφορούν.
III. Προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τους συντελεστές ή τους συμμετέχοντες σε μια συναλλαγή.
IV. Τεκμηριώνουν τους κανόνες ασφάλειας και πρόσβασης για τις επιχειρησιακές διαδικασίες και τις συναλλαγές.
V. Διευκολύνουν τη συναλλαγή των αυτοματοποιημένων επιχειρησιακών λειτουργιών, των δραστηριοτήτων και των συναλλαγών όπου απαιτείται.
VI. Διευκολύνουν την ταξινόμηση των επιχειρησιακών λειτουργιών, δραστηριοτήτων και συναλλαγών.
VII. Διευκολύνουν την ταξινόμηση των αρχείων.
VIII. Εισάγουν την ημερομηνία και το χρόνο μιας συναλλαγής όταν δημιουργήθηκε ένα αρχείο.
Διαδικασίες μεταδεδομένων για τις επιχειρησιακές διαδικασίες μετά από την εισαγωγή του αρχείου Τα συστήματα αρχείων πρέπει να αυξήσουν και να συνεχίσουν να διαχειρίζονται τα μεταδεδομένα για τις επιχειρησιακές διαδικασίες στις οποίες τα αρχεία χρησιμοποιούνται, καθώς επίσης και μεταδεδομένα για την ασφάλεια, τη προσβασιμότητα και τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων που εφαρμόζονται στα αρχεία για όσο αυτό απαιτείται. Αυτά τα μεταδεδομένα θα διευκολύνουν την τρέχουσα δυνατότητα χρησιμοποίησης και την ερμηνεία των αρχείων και θα βοηθήσουν να καταδείξουν την υπευθυνότητα των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων, με τον προσδιορισμό και την τεκμηρίωση των διαδικασιών που έχουν εκτελεσθεί μέσα σε οποιοδήποτε σύστημα αρχείων.
Μεταδεδομένα για τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων
Τα μεταδεδομένα για τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων στο σημείο εισαγωγής του αρχείου
Αυτός ο τύπος μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων πρέπει να διευκολύνει ή να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων οι οποίες είναι ανάγκη να διευθυνθούν σε σχέση με ένα συγκεκριμένο αρχείο ή μια ομάδα αρχείων. Στο σημείο εισαγωγής του αρχείου, τα βασικά στοιχεία των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων, όπως οι εγκρίσεις διατήρησης και διάθεσης, οι λεπτομέρειες ταξινόμησης και εγγραφής, πρέπει να προσδιοριστούν και να εφαρμοστούν προκειμένου να διευκολυνθεί η τρέχουσα υπευθυνότητα ενός οργανισμού για τα αρχεία, καθώς και η τρέχουσα διαχείριση των αρχείων. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων πρέπει να:
i. Εξασφαλίζουν ότι τα όργανα διαχείρισης αρχείων, όπως οι αρχές διάθεσης, τα σχέδια ταξινόμησης της επιχειρησιακής δραστηριότητας και τα σχέδια ταξινόμησης ασφάλειας και πρόσβασης, είναι σε θέση να εφαρμοστούν σε ένα σύστημα αρχείων.
ii. Εισάγουν τα μεταδεδομένα διάθεσης που εφαρμόζονται στα αρχεία σε ένα σύστημα αρχείων.
iii. Προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τις μεθόδους και τους κανόνες για την επικύρωση με τέτοιο τρόπο ώστε ότι είναι δυνατό να προσδιοριστεί ποιες απαιτήσεις επικύρωσης ίσχυσαν στις επιχειρησιακές διαδικασίες και τις διαδικασίες τεκμηρίωσης για ορισμένους τύπους αρχείων και ποιοι συντελεστές ήταν αρμόδιοι για την εφαρμογή τους.
iv. Προσδιορίζουν και να τεκμηριώνουν τις εγκρίσεις ή τις άδειες των συντελεστών που απαιτούνται για να εκτελέσουν τις συγκεκριμένες δραστηριότητες.
v. Εφαρμόζουν χρονικούς περιορισμούς στις εγκρίσεις ή τις άδειες χρηστών ώστε να διασφαλίσουν την κανονική αναθεώρησή τους.
vi. Τεκμηριώνουν τα μεταδεδομένα πρόσβασης και ασφάλειας που εφαρμόζονται στα αρχεία σε ένα σύστημα αρχείων.
vii. Διευκολύνουν την ταξινόμηση των επιχειρησιακών λειτουργιών, δραστηριοτήτων και συναλλαγών.
viii. Διευκολύνουν την ταξινόμηση των αρχείων.
ix. Εισάγουν τις συνδέσεις μεταξύ των αρχείων και των συνόλων τους, και μεταξύ των αρχείων, των συντελεστών και των διαδικασιών. x. Διευκολύνουν τη μακροπρόθεσμη συντήρηση των αρχείων. Οι διαδικασίες μεταδεδομένων για τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων μετά την εισαγωγή του αρχείου
Η δημιουργία των μεταδεδομένων για τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων είναι ένα ουσιαστικό συστατικό για τη βεβαίωση της αυθεντικότητας, ακεραιότητας, δυνατότητας χρησιμοποίησης και αξιοπιστίας των αρχείων. Με την πάροδο του χρόνου εφαρμόζει εξίσου για οποιοδήποτε οργανισμό πως θα έχει την ευθύνη για τα αρχεία. Η δημιουργία αυτών των μεταδεδομένων θα διευκολύνει επίσης τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων που πρέπει να διευθυνθούν σε σχέση με ένα συγκεκριμένο αρχείο ή μια ομάδα αρχείων ή/ και θα επιτρέψει την αυτοματοποίηση εκείνων των διαδικασιών. Τέτοια μεταδεδομένα περιλαμβάνουν: a) Τεκμηρίωση των διαδικασιών επικύρωσης για κάθε μετατροπή των αρχείων. b) Τεκμηρίωση των κανόνων για τα αρχεία, των διαφορετικών τύπων αντιγράφων, την άδεια για την αντιγραφή σύμφωνα με κάθε τύπο, και τις διαδικασίες για τη στερεότυπη αντιγραφή των αρχείων οι οποίες απαιτούνται πέρα από τη προσδοκία της μέσης ζωής τους . Ένα μοντέλο το οποίο μελετά τα αυτοματοποιημένα συστήματα τα οποία έχουν σχεδιαστεί για να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά αρχεία είναι το MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Ο Cain(2002) μας δίνει μια αξιολόγηση του μοντέλου αυτού στην οποία αναφέρει τα εξής: «Υπάρχουν χωριστά κεφάλαια τα οποία καλύπτουν ενδιαφέροντα για αρχεία με μεγάλη διάρκεια διατήρησης, όπως ταξινομικά σχήματα, έλεγχοι και ασφάλεια, διατήρηση και διάθεση, εισαγωγή εγγραφών, έρευνα, ανάκτηση και απόδοση, διοικητικές λειτουργίες.
Άλλες λειτουργίες όπως η διαχείριση των μη ηλεκτρονικών εγγραφών, η ροή της εργασίας, οι ηλεκτρονικές υπογραφές, η κρυπτογράφηση, τα ηλεκτρονικά υδατόσημα κλπ, αναφέρονται». Το συγκεκριμένο μοντέλο είναι σχεδιασμένο για εφαρμογή σε διάφορα είδη οργανισμών, αναφέροντας εδώ δύο από τα πιο σχετικά με την παρούσα εργασία, τους οργανισμούς εκπαίδευσης, ως πληροφοριακό τεκμήριο για την προετοιμασία εκπαίδευσης διαχείρισης αρχείων-εγγραφών, και ως εκπαιδευτικό υλικό, και σε παροχείς υπηρεσιών διαχείρισης
εγγραφών- αρχείων.
Επίσης και το επιδιωκόμενο κοινό ποικίλει. Επίσης αναφέρει πως: « Το μοντέλο έχει σχεδιαστεί να είναι πραγματικό, εύκολο στη χρήση και εφαρμόσιμο στην Ευρώπη, το ίδιο σε δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς. Αντικείμενο του είναι να βελτιώσει τη λήψη αποφάσεων της κοινότητας, να αντιμετωπίσει την λειτουργία της εσωτερικής αγοράς και να επιταχύνει την πολιτική εφαρμογή». Αξιολογώντας το μοντέλο τονίζεται πως μπορεί να το δει κανείς από δύο οπτικές γωνίες. Η πρώτη είναι πως ένα Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Αρχείων είναι ένα επιπρόσθετο σύνολο λειτουργιών αναμιγμένο με ένα πιο παραδοσιακό σύστημα διαχείρισης τεκμηρίων . Εναλλακτικά, οι συγγραφείς του Moreq εμφανίζονται ακόμα να σκέπτονται πως ένα Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Αρχείων είναι μια χωριστή εφαρμογή η οποία μπορεί να συλλάβει ανταλλάξιμες εγγραφές από μεγάλες πολύπλοκες εταιρικές εφαρμογές και να τις διαχειριστεί.
Το πιο δυνατό σημείο του μοντέλου είναι η κατανοητή λίστα τον απαιτήσεων, επίσης πρόκειται για ένα μοντέλο το οποίο είναι καλά οργανωμένο, γραμμένο με σαφήνεια, με ελάχιστη τεχνική εξειδικευμένη φρασεολογία, και παρέχει λόγους για κάθε ομάδα απαιτήσεων. Από την άλλη το πιο αδύναμο σημείο του το ότι δεν υπάρχει κανείς οδηγός στον οποίο οι διάφορες επιλογές μπορούν να συσχετιστούν κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες. Μια μελλοντική ανάπτυξη του μοντέλου μπορεί να είναι ένα πιο σύντομο και συγκεντρωμένο εργαλείο.
σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου