Πρότυπο ISO 23081-1

Μέρος ΙΙ ΡΟΛΟΙ ΚΑΙ ΕΥΘΥΝΕΣ 

Οι ρόλοι και οι ευθύνες όσον αφορά τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων πρέπει να καθοριστούν. Όπου εξακριβωθεί μια συγκεκριμένη ανάγκη να δημιουργηθούν και να εισαχθούν μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων, πρέπει να είναι σαφές ποιος είναι αρμόδιος για τη λήψη των απαραίτητων μέτρων. Αυτές οι ευθύνες είναι ένα υποσύνολο των ρόλων και των ευθυνών και πρέπει να οριστεί σε όλους τους υπαλλήλους του οργανισμού οι οποίοι δημιουργούν, εισάγουν ή διαχειρίζονται τα μεταδεδομένα. Αυτό περιλαμβάνει τους διευθυντές αρχείων, συνεργάτες επαγγελματίες της πληροφόρησης, ανώτερους υπαλλήλους, διευθυντές της επιχειρησιακής μονάδας, διοικητές συστημάτων και άλλους που δημιουργούν ή εισάγουν τα αρχεία και τα σχετικά μεταδεδομένα ως μέρος της εργασία τους. 

Συγκεκριμένα καθήκοντα, η ευθύνη και η υπευθυνότητα για τη διαχείριση των μεταδεδομένων πρέπει να ορίζονται σε ένα πρόσωπο με τις αρμόδιες αρχές μέσα στον οργανισμό και πρέπει να απεικονίζονται στις περιγραφές εργασίας, τις πολιτικές και άλλες παρόμοιες δηλώσεις. Τέτοιες ευθύνες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: 
> Οι επαγγελματίες διαχείρισης αρχείων είναι αρμόδιοι για την αξιοπιστία, την αυθεντικότητα, τη δυνατότητα χρησιμοποίησης και την ακεραιότητα των μεταδεδομένων τα οποία συνδέονται με τα αρχεία, και για την εκπαίδευση των χρηστών στην εισαγωγή, τη διαχείριση και τη χρησιμοποίηση των μεταδεδομένων. Οι επαγγελματίες διαχείρισης αρχείων συμμετέχουν στον καθορισμό των απαιτήσεων των μεταδεδομένων, αναπτύσσουν τις σχετικές πολιτικές και στρατηγικές, και ελέγχουν τη διαδικασία της δημιουργίας μεταδεδομένων. 
> Όλοι οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι και υπόλογοι για την διασφάλιση της ακρίβειας και της πληρότητας των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων για τα οποία είναι αρμόδιοι. 
> Οι ανώτεροι υπάλληλοι είναι αρμόδιοι για την διασφάλιση ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι σε ισχύ έτσι ώστε πελάτες, ελεγκτές, τα δικαστήρια, και άλλοι εξουσιοδοτημένοι χρήστες να μπορούν να στηριχθούν στις πληροφορίες που παράγει ο οργανισμός. Επίσης είναι αρμόδιοι να υποστηρίζουν τη χρήση των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων και των σχετικών πολιτικών μέσα στον οργανισμό. 
> Το προσωπικό τεχνολογίας πληροφοριών είναι αρμόδιο για την αξιοπιστία, τη δυνατότητα χρησιμοποίησης και την ακεραιότητα των συστημάτων τα οποία χρησιμοποιούνται για να εισαχθούν και να διατηρηθούν τα μεταδεδομένα. Είναι αρμόδιοι να διασφαλίσουν ότι όλα τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων συνδέονται με τα σχετικά αρχεία και ότι αυτές οι συνδέσεις διατηρούνται. Τα επιμορφωτικά προγράμματα πρέπει να υποστηρίξουν την απόδοση αυτών των ευθυνών. Οι διαδικασίες λογιστικού ελέγχου πρέπει να ελέγξουν την απόδοσή τους. 

ΤΑ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΑΛΛΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 

Τα μεταδεδομένα μπορούν να δημιουργηθούν, να εισαχθούν και να χρησιμοποιηθούν για έναν μοναδικό, συγκεκριμένο σκοπό ή για πολλαπλούς σκοπούς της επιχείρησης - οργανισμού. Αυτοί οι σκοποί μπορούν να περιλάβουν το η-επιχειρείν, συντήρηση, περιγραφή των πόρων, εξερεύνηση των πόρων και διαχείριση δικαιωμάτων. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να μοιραστούν για όλους αυτούς τους σκοπούς. Για παράδειγμα, μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου μπορεί να κληρονομήσουν και να επεκτείνουν την περιγραφή των πόρων και μπορεί να χρησιμοποιηθούν για την εξερεύνηση των πηγών. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να κληρονομηθούν ή να εξαχθούν από τη ροή της εργασίας των συστημάτων, το τυποποιημένο λογισμικό γραφείων, τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα επιχειρησιακά συστήματα. Ούτε τα μεταδεδομένα του σημείο της εισαγωγής του αρχείου, ούτε τα μεταδεδομένα για τη διαχείριση αρχείων μπορούν να υπάρξουν μέσα σε απομόνωση. Είναι επομένως αρμόζον και απαραίτητο να εξεταστεί η δημιουργία και η εισαγωγή των μεταδεδομένων για τη διαχείριση των αρχείων μέσα σε αυτό το ευρύτερο πλαίσιο ώστε να εξασφαλίσει ότι οι κατάλληλες συνδέσεις και οι σχέσεις είναι καθιερωμένες και τα μεταδεδομένα ούτε αναπαράγονται ούτε παράγονται χωρίς να χρειάζεται. 

Μεταδεδομένα για το η-επιχειρείν 
Τα μεταδεδομένα βοηθούν στο να είναι εφικτά το η-επιχειρείν, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού εμπορίου και της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. 

Μεταδεδομένα για τη συντήρηση 
Η συντήρηση των πληροφοριών, ειδικά των ψηφιακών πληροφοριών, για τη συνεχή πρόσβαση αποτελεί το ενδιαφέρον της διαχείρισης των αρχείων, όπως και των κοινοτήτων βιβλιοθηκών και αρχείων. Η τεχνολογία πληροφοριών είναι σχετικά πτητική στη σύγκριση με την τεχνολογία τύπωσης σε χαρτί. 

Τα τεχνικά μεταδεδομένα απαιτούνται για να αντιμετωπίσουν την πρόκληση της συνεχούς μεταβαλλόμενης τεχνολογίας. Πρόσθετα μεταδεδομένα δόμησης και αποθήκευσης και μερικά μεταδεδομένα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων απαιτούνται για να υποστηρίξουν τη συντήρηση. Αυτό περιλαμβάνει μεταδεδομένα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων συμπεριλαμβανομένων της πρόσβασης και ασφάλειας, μετανάστευσης, μετατροπής και μεταφοράς δραστηριοτήτων για να εξασφαλίσουν όχι μόνο τη δυνατότητα πρόσβασης των αρχείων μέσω του χρόνου, αλλά ακόμα και τη συνεχή αυθεντικότητά τους, αξιοπιστία, δυνατότητα χρησιμοποίησης και ακεραιότητα. 

Μεταδεδομένα για την περιγραφή των πόρων 
Μια από τις βασικές χρήσεις των μεταδεδομένων είναι για την περιγραφή των πόρων. Αυτοί οι πόροι μπορεί να είναι βιβλία, περιοδικά, βίντεο, έγγραφα, εικόνες και χειροποίητα αντικείμενα. Περιλαμβάνουν επίσης τα αρχεία τα οποία μεταφέρονται στην αρχειακή επιτήρηση. Τα μεταδεδομένα απαιτούνται για να προσδιορίσουν τον πόρο και μπορούν να περιλάβουν τον τίτλο, το δημιουργό, την ημερομηνία, κάποιο μοναδικό προσδιοριστικό, τη σχέση σε άλλους πόρους (π.χ. μέσα στην ίδια σειρά) και την έκταση του (π.χ. μέγεθος ή μήκος). Μερικά από αυτά τα στοιχεία των μεταδεδομένων χρησιμοποιούνται επίσης σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων. Είναι παρόμοια με, και μπορούν να επικαλυφθούν με, τα στοιχεία των αρχικών μεταδεδομένων στο σημείο εισαγωγής του αρχείου τεκμηριώνοντας το περιεχόμενο ενός αρχείου. 

Εντούτοις, τα περιγραφικά μεταδεδομένα για τη διαχείριση αρχείων και οι αρχειακοί σκοποί είναι γενικά ευρύτεροι από τα τυποποιημένα μεταδεδομένα περιγραφής πόρου και μπορούν να περιλάβουν άλλα στοιχεία όπως, παραδείγματος χάριν, μεταδεδομένα βασισμένα στα συμφραζόμενα. Η αρχειακή διαχείριση, συμπεριλαμβανομένης της αρχειακής περιγραφής, είναι μία συμπληρωματική και συνεχής δραστηριότητα για εκείνα τα αρχεία τα οποία προσδιορίζονται όπως έχουν αρχειακή αξία. Επομένως συνίσταται μια λειτουργία η οποία θα επιτρέψει τη μετανάστευση των μεταδεδομένων μεταξύ των συστημάτων αρχείων διαφόρων οργανισμών καθώς και των συστημάτων αρχειακού ελέγχου. 

Μεταδεδομένα για την έρευνα στις πηγές 
Τα μεταδεδομένα για την έρευνα των πηγών, όπως για παράδειγμα ανάκτηση πληροφοριών, επικαλύπτονται και επεκτείνονται πέρα από τα περιγραφικά μεταδεδομένα. Οι επιχειρησιακές μονάδες, οι διαχειριστές γνώσης, οι βιβλιοθηκονόμοι και το κοινό, όλοι εξαρτώνται από τα μεταδεδομένα για να ανακτήσουν τις πληροφορίες. Τα μεταδεδομένα ευρετηρίασης, ταξινόμησης και θέσης είναι παραδείγματα που υποστηρίζουν την εξερεύνηση των πόρων. Τέτοια μεταδεδομένα υποστηρίζουν επίσης τους στόχους διαχείρισης αρχείων για να διευκολύνουν την εξερεύνηση των αρχειακών πόρων. Σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων, αυτά τα μεταδεδομένα πρωτίστως συσχετίζονται με τα μεταδεδομένα δυνατότητας πρόσβασης. 

Μεταδεδομένα για τη διαχείριση δικαιωμάτων 
Η διαχείριση δικαιωμάτων μπορεί να θεωρηθεί ένας ιδιαίτερος τύπος ή μια πτυχή του η-επιχειρείν, δεδομένου ότι ασχολείται πέρα από τη διαχείριση των δικαιωμάτων και με τη χρήση των πηγών πληροφοριών ενός συντελεστή. Καλύπτει την περιγραφή, την αξιολόγηση, τις εμπορικές συναλλαγές, τον έλεγχο και την ανίχνευση εκείνων των μεταδεδομένων δικαιωμάτων και απαιτήσεων που περιγράφουν τις τρεις βασικές οντότητες που περιλαμβάνονται στη χρήση των πηγών πληροφοριών. Αυτές οι τρεις οντότητες είναι τα μέρη τα οποία εμπλέκονται (π.χ. δημιουργός, εκδότης και καταναλωτής), το περιεχόμενο σε όλες τις μορφές του, και τα ίδια τα δικαιώματα (π.χ. άδειες, περιορισμοί και ανταμοιβές για τη χρήση). 

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 

Μπορούν να διακριθούν δύο τομείς της διαχείρισης μεταδεδομένων: * Το να δημιουργείς, εισάγεις και διαχειρίζεσαι τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων * Το να δημιουργείς, εφαρμόζεις, διατηρείς και διαχειρίζεσαι τους κανόνες που διέπουν αυτές τις διαδικασίες και τις δομές που τις εξυπηρετούν, όπως οι Ορισμοί Τύπων Εγγράφων (DTDs), τα σχήματα ή τα λεξικά δεδομένων. Επίπεδα εφαρμογής των μεταδεδομένων Τα μεταδεδομένα που περιγράφονται σε αυτήν την πρόταση μπορούν να εφαρμοστούν σε διαφορετικά επίπεδα, όπως ==> Μεμονωμένα αρχεία. ==> Ομάδες ή σύνολα αρχείων ==> Ολόκληρα συστήματα αρχείων. ανάλογα με τις οργανωτικές ανάγκες και τις απαιτήσεις. Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν για να εισάγουν μεταδεδομένα σε οποιαδήποτε επίπεδα ταιριάζουν οργανωτικά. Πρέπει να σημειωθεί ότι, ενώ ορισμένες μορφές μεταδεδομένων, όπως ένας τίτλος, μπορεί να πρέπει να εφαρμοστούν σε κάθε αρχείο ενός συστήματος, άλλα μεταδεδομένα μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα ευρύτερο επίπεδο συνόλου από το μεμονωμένο αρχείο. 

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 

Η διαχείριση των μεταδεδομένων συνεπάγεται τις ίδιες διαδικασίες όπως περιγράφονται στο πρότυπο 15489-1: 2001, πρόταση 9: δημιουργία, εισαγωγή, αποθήκευση, περιγραφή, συντήρηση, πρόσβαση, καθορισμός των πολιτικών, των στρατηγικών και των μεθόδων. Καθορισμός των πολιτικών και των μεθόδων Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να καθορίσουν και να τεκμηριώσουν τις πολιτικές και τους κανόνες για τη διαχείριση των μεταδεδομένων και πρέπει να αρθρώσουν τις απαιτήσεις για τις δομές των μεταδεδομένων σύμφωνα με τις επιχειρησιακές απαιτήσεις τους. Αυτές οι πολιτικές και οι κανόνες καλύπτουν ζητήματα όπως η απόδοση των ευθυνών, ποια μεταδεδομένα πρέπει να δημιουργηθούν και εισαχθούν, πότε και από ποιες πηγές, ποιες δομές μεταδεδομένων θα ισχύσουν, και ποια πρότυπα και τι συστήματα υποστήριξης πρέπει να χρησιμοποιηθούν. Δημιουργία και διατήρηση των μεταδεδομένων Οι διευθυντές αρχείων πρέπει να προσδιορίσουν ποια μεταδεδομένα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν κατά τη δημιουργία και διατήρηση των αρχείων. 

Η διαδικασία της δημιουργίας μεταδεδομένων κατά την διάρκεια της δημιουργίας αρχείων πρέπει να ελεγχθεί και να τεκμηριωθεί. Τα μεταδεδομένα σχετικά με τη δημιουργία ή τα μεταδεδομένα τροποποίησης για ένα αρχείο πρέπει επίσης να καθοριστούν και να διατηρηθούν. Αυτά θα υποστηρίξουν κατάλληλα και με συνέπεια την τεκμηρίωση των αλλαγών στο αρχείο μεταδεδομένων. Δημιουργώντας και διατηρώντας τις δομές για τη διαχείριση των μεταδεδομένων Οι δομές για τη εισαγωγή, την αποθήκευση και τη διαχείριση των μεταδεδομένων πρέπει να αναπτυχθούν και να καθοριστούν για να απεικονίσουν τις απαιτήσεις των αρχείων και της διαχείρισης αρχείων. Οι σχέσεις μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων, και μεταξύ αυτών και των αντικειμένων πληροφοριών τις οποίες περιγράφουν πρέπει να είναι σταθερές. Αυτές οι σχέσεις πρέπει να διατηρηθούν σωστά και σταθερά με την πάροδο του χρόνου με ιδιαίτερη προσοχή που δίνεται στις αλλαγές που προκαλούνται μέσω της μετανάστευσης, της μετατροπής και άλλων μέτρων συντήρησης. Καθορισμός για το πότε και πώς πρέπει να εισαχθούν τα μεταδεδομένα 

Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να προσδιορίσουν ποια μεταδεδομένα θα εισαχθούν, πότε για να τα εισάγουν, και από ποιες πηγές. Μέρος αυτής της δραστηριότητας είναι επίσης να καθοριστεί πώς πρέπει να εισάγονται τα μεταδεδομένα (με το χέρι ή αυτόματα). Τεκμηρίωση και επιβολή των τυποποιημένων ορισμών 

Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να τεκμηριώσουν τους κανόνες και τις πολιτικές για τη συνεπή χρήση των προτύπων του περιεχομένου, τις δομές, τους όρους και άλλα σχετικά ζητήματα. Πρέπει να εξασφαλίσουν ότι εκείνες οι δομές, οι όροι, οι περιγραφές οντοτήτων, και οι ιδιότητες των μεταδεδομένων χρησιμοποιούνται με έναν συνεπή τρόπο. Αποθήκευση των μεταδεδομένων 

Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να αποφασίσουν επάνω στον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αποθηκευτούν τα μεταδεδομένα. Τέτοιες αποφάσεις πρέπει να ληφθούν σε συνάρτηση με τον σταθερό σύνδεσμο μεταξύ των μεταδεδομένων και των αντικειμένων στα οποία αφορούν ή ανήκουν. Τα μεταδεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν και μαζί με τα αρχεία ή χωριστά σε μια βάση δεδομένων, ή και τα δύο. Διαχειριστικά κριτήρια, όπως οι δαπάνες και η απόδοση, μπορεί να έχουν επιπτώσεις στις αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα αποθηκευτούν τα μεταδεδομένα. 

Περιγραφή 
Η διαδικασία διαχείρισης μεταδεδομένων βρίσκεται σε εξέλιξη για όσο χρονικό διάστημα υπάρχουν τα αρχεία και τα σχετικά σύνολά τους. Για να παραμείνουν σημαντικά, αξιόπιστα και χρησιμοποιήσιμα τα αρχεία, είναι απαραίτητο να προστεθούν νέα μεταδεδομένα όπου είναι απαραίτητο. Αυτό πρέπει να γίνει μέσω του χρόνου και στις περιοχές, παραδείγματος χάριν, όταν ρόλοι ενός οργανισμού και τα σχετικά μέρη του συστήματος αρχείων μεταφέρονται σε άλλο. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την προσαρμογή λαμβάνοντας τον οργανισμό από τις υπάρχουσες δομές μεταδεδομένων. Οι οργανισμοί πρέπει να καθορίσουν τις διαδικασίες και τις πολιτικές για την τεκμηρίωση αυτών των αλλαγών. Τα μεταδεδομένα πρέπει να παρέχουν αρκετές πληροφορίες για τα αρχεία ώστε να τα κάνουν κατανοητά και προσιτά στην ενδιαφερόμενη κοινότητα. Εν καιρώ, το αρχικό περιβάλλον θα αλλάξει ή θα εξαφανιστεί και η διανοητική ομιλία και η γνώση θα εξελιχθεί. 

Αυτοί οι τύποι αλλαγών απαιτούν τη μετάφραση του αρχικού πλαισίου της δημιουργίας των αρχείων στο καινούριο περιβάλλον. Αυτό, επίσης, θα γίνει μέσω των μεταδεδομένων. Με την πάροδο του χρόνου, αυτή η δραστηριότητα θα αναληφθεί από άτομα τα οποία δεν ήταν παρόντα στο σημείο της δημιουργίας. Πρόσβαση στα μεταδεδομένα Η πρόσβαση στα μεταδεδομένα πρέπει να περιοριστεί στα εξουσιοδοτημένα άτομα και να ρυθμιστεί με τις εγκεκριμένες πολιτικές και κανόνες. Ένα ταξινομικό σχήμα ασφάλειας και πρόσβασης πρέπει να είναι σε ισχύ. 

Οι συντελεστές πρέπει επίσης να καθορίσουν μια πολιτική και τους κανόνες για διαλειτουργικότητα των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων προκειμένου να διευκολυνθούν η ανταλλαγή και η ανάκτηση των αρχείων στα συστήματα πληροφοριών, τους οργανισμούς ή τις αρμοδιότητες. Πρέπει να υπάρξει ένας μηχανισμός για να ακολουθήσει και να τεκμηριώσει την πρόσβαση ή τη χρήση, καθώς και οποιεσδήποτε αλλαγές ή προσθήκες που γίνονται στα μεταδεδομένα.  

Συντήρηση των μεταδεδομένων 
Διαδικασίες και μέθοδοι 

Διάφορες μέθοδοι και τεχνικές είναι διαθέσιμες για να οργανώσουν και να διατηρήσουν τα μεταδεδομένα και τις δομές μεταδεδομένων. Παραδείγματα συμπεριλαμβανόμενων των λεξικών δεδομένων περιέχουν τις περιγραφές των οντοτήτων, των τύπων δεδομένων και των σχέσεων μεταξύ τους, αλλά και XML για να περιγράψουν ρητά τις δομές των ψηφιακών αντικειμένων. Οι διαδικασίες που περιλαμβάνονται στη συντήρηση είναι: * Έλεγχος για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων στη διατήρηση των μεταδεδομένων. * Μέτρα ασφάλειας τα οποία ελέγχουν την πρόσβαση στα μεταδεδομένα, όπως οι κανόνες έγκρισης μεταξύ των ατόμων ή των συστημάτων και οι οντότητες ή τα αντικείμενα στα οποία έχουν πρόσβαση. Αυτοί περιλαμβάνουν το προσωπικό το οποίο έχει δικαίωμα να μεταβάλλει τις δομές των μεταδεδομένων. * Μηχανισμοί αποκατάστασης στην περίπτωση διακοπής- αποτυχίας του συστήματος. * Εφεδρικές διαδικασίες. * Μετανάστευση μέσω των περιβαλλόντων τεχνολογίας πληροφοριών ή των αλλαγών ή της αναπροσαρμογής των συστημάτων τα οποία διαχειρίζονται μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων. 

Αυθεντικότητα και σταθερότητα των μεταδεδομένων 

Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων αποτελούν σημαντικό θέμα για τους κανόνες ή τα κριτήρια αυθεντικότητας όσο τα αρχεία στα οποία συνδέονται προκειμένου να τα κάνουν αξιόπιστα. Οι συντελεστές πρέπει επομένως να τεκμηριώσουν όλες τις πολιτικές και τους κανόνες σχετικά με τα μεταδεδομένα και τις εξελίξεις εκεί μέσα. Αλλαγές στις δομές για τα μεταδεδομένα, είτε εννοιολογικά είτε φυσικά, πρέπει επίσης να τεκμηριωθούν. Ένα σημαντικό στοιχείο για την εξασφάλιση της αυθεντικότητας των μεταδεδομένων και της σωστής διαχείρισης μεταδεδομένων με την πάροδο του χρόνου είναι η απαίτηση να καθοριστούν τα μεταδεδομένα τα οποία εισάγονται. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων πρέπει να διατηρηθούν όπως είναι και, σε περίπτωση που απαιτείται αλλαγή, οι κανόνες πρέπει να είναι σε ισχύ για να ρυθμίσουν τη διαδικασία. Αυτοί πρέπει να περιλάβουν τους κανόνες για να τεκμηριώσουν τους λόγους για τις αλλαγές, τις ίδιες τις αλλαγές, και τους σχετικούς εξουσιοδοτημένους συντελεστές. Αυτές οι απαιτήσεις ισχύουν με την πάροδο του χρόνου και για οποιοδήποτε σχετικό αρμόδιο οργανισμό. 

Τα μεταδεδομένα τα οποία παρέχουν λεπτομέρειες για τη δημιουργία ή την αλλαγή του ίδιου του αρχείου μεταδεδομένων πρέπει να διατηρηθούν. Αυτό πρέπει να περιλάβει τις πληροφορίες σχετικά με οποιουσδήποτε συντελεστές οι οποίοι σχετίζονται με τη δημιουργία ή την αλλαγή και τον τύπο της δραστηριότητας που αναλήφθηκε, παραδείγματος χάριν: δημιουργημένο, τροποποιημένο, ελεγμένο, διαγραμμένο. Επιπλέον πρέπει να προσδιοριστεί, η έκδοση του σχήματος μεταδεδομένων που χρησιμοποιείται για να καθορίσει και να εποικήσει τα στοιχεία μεταδεδομένων. Δομές μεταδεδομένων Προκειμένου να διευκολυνθούν οι σχέσεις μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων και να γίνουν αυτές σημαντικές, πρέπει να είναι δομημένες, παραδείγματος χάριν, από τα σχήματα. 

Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να αναπτύξουν τα σχήματα για να περιγράψουν τα αρχεία που δημιουργούν, εισάγουν και διαχειρίζονται Αυτά τα σχήματα πρέπει να διατηρηθούν με την πάροδο του χρόνου για να απεικονίζουν τις αλλαγές στο οργανωτικό και επιχειρησιακό πλαίσιο. Οι σχέσεις μεταξύ των νέων σχημάτων και εκείνων που αντικαθιστούν πρέπει να είναι προσδιορισμένες και τεκμηριωμένες. Τα σχήματα μεταδεδομένων περιγράφουν τις οντότητες, τα στοιχεία τους και τις αλληλεξαρτήσεις τους. Τα σχήματα επίσης υποστηρίζουν τη περιγραφή των δομών του εγγράφου και είναι σημαντικά για να διαχειρίζονται τις βάσεις δεδομένων που περιέχουν αυτές τις περιγραφικές πληροφορίες. 

Τα οφέλη των σχημάτων και των σχεδίων περιλαμβάνουν: * Διευκόλυνση της ολοκληρωμένης και συνεπούς διαχείρισης των μεταδεδομένων. * 

Διευκόλυνση της διαλειτουργικότητας με τη σύγκριση ή τη χαρτογράφηση των διαφορετικών συνόλων μεταδεδομένων. * Έκφραση των αλληλεξαρτήσεων των στοιχείων και της σημασιολογίας τους. * Έλεγχο των σχέσεων μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων και της έμφυτης σημασιολογίας. * Εξασφάλιση και διατήρηση συνέπειας στα πληροφοριακά συστήματα * Δυνατότητα σύνθετης ανάπτυξης, διάλυσης ή σύνδεσης των πληροφοριακών συστημάτων. * Παροχή μιας βάσης για την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων ή των βάσεων δεδομένων. Ο ρόλος των συστημάτων Τα αρχεία πρέπει να δημιουργηθούν, να εισαχθούν ή να ρυθμιστούν είτε από τα επιχειρησιακά συστήματα, τα συστήματα αρχείων είτε και από τα δύο σε συνδυασμό, όπως: * Ένα επιχειρησιακό σύστημα το οποίο έχει σχεδιαστεί για να δημιουργεί, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα αρχεία του ανεξάρτητα. * Ένα επιχειρησιακό σύστημα το οποίο δημιουργεί, αλλά δεν διαχειρίζεται τα αρχεία και επομένως λειτουργεί από κοινού με ένα σύστημα καθιερωμένων αρχείων. * Ένα σύστημα αρχείων το οποίο σχεδιάζεται για να δημιουργεί, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα αρχεία. Οποιοδήποτε σύστημα ή συνδυασμός συστημάτων χρησιμοποιείται, πρέπει να είναι ικανό να χρησιμοποιεί και να καλύπτει με επάρκεια μεταδεδομένα ώστε διαχειριστεί τα αρχεία με έναν υπεύθυνο και αποτελεσματικό τρόπο. Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν και να εφαρμοστούν με μια υποδομή απαραίτητη να παραγάγει, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα κατάλληλα μεταδεδομένα και, όπου είναι δυνατόν, να τον κάνει ως αυτοματοποιημένη διαδικασία. 

Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν ώστε να διασφαλίσουν ότι τα αρχεία και τα μεταδεδομένα τους παραμένουν προσιτά, αυθεντικά, αξιόπιστα και χρησιμοποιήσιμα μέσα από οποιαδήποτε αλλαγή των συστημάτων. Τα όργανα διαχείρισης αρχείων, όπως τα σχήματα ταξινόμησης της επιχείρησης- οργανισμού, της πρόσβασης και της ασφάλειας και οι δικαιοδοσίες διάθεσης, πρέπει επίσης να υπάρξουν για να διασφαλίσουν ότι τα μεταδεδομένα προέρχονται από έγκυρες πηγές. Όπου είναι δυνατόν, τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν ώστε να προσαρμόσουν αυτά τα όργανα και να αυτοματοποιήσουν τη χρήση τους. συνεχίζεται.....  

σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.

Περιοδικό Συνεργασία

Διατίθεται on-line το νεό τεύχος, Νο 2 (Σεπτέμβριος 2008), του ηλεκτρονικού βιβλιοθηκονομικού περιοδικού "Συνεργασία", με βασικό θέμα "Νέες τεχνολογίες στις βιβλιοθήκες". Περιεχόμενα:  

- Συνέντευξη με την κα Leslie Burger, Διευθύντρια της Δημόσιας Βιβλιοθήκης του Princeton, πρώην Πρόεδρο της Ένωσης Αμερικανικών Βιβλιοθηκών, στην κα Εύα Σεμερτζάκη 

- Εφαρμογές Αδειών Ανοιχτού Περιεχομένου στο Web 2.0 και ο μεταβαλλόμενος ρόλος της βιβλιοθήκης: από τα ανοιχτά αποθετήρια στο κοινωνικό λογισμικό 

- Πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε τις Τεχνολογίες της Πληροφορίας και των Επικοινωνιών (ΤΠΕ) στη βιβλιοθήκη; 

- Δικτυακοί τόποι βιβλιοθηκών: νέες τεχνολογίες – νέες υπηρεσίες 

- Συλλογικοί κατάλογοι: μοντέλα ανάπτυξης και ελληνικές εφαρμογές 

- Παρουσίαση της Βιβλιοθήκης του Ι.Μ.Δ.Ο.&Τ.Δ.Π Νεά 

Τέλος, η συχνότητα έκδοσης του περιοδικού ορίζεται στις 3 φορές το χρόνο. Συγκεκριμένα θα εκδίδεται τους μήνες Απρίλιο, Σεπτέμβριο και Δεκέμβριο.

Πρότυπο ISO 23081-1

Μέρος Ι

ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ ISO 23081-1
 

Στις 15-01-2006 δημοσιεύθηκε το πρότυπο 23081-1, το οποίο αναφέρεται στην Πληροφόρηση και Τεκμηρίωση- Διαδικασίες Διαχείρισης Αρχείων- Μεταδεδομένα για τα Αρχεία, προετοιμάστηκε το 2004 από την Τεχνική Επιτροπή ISO/TC 46, Πληροφόρηση και Τεκμηρίωση, την υποεπιτροπή Sc 11 Διαχείριση Αρχείων/ Φακέλων, σε συνεργασία με την ISO/TC 10, Τεκμηρίωση Τεχνικής Παραγωγής και την ISO/TC 171, Εφαρμογές Διαχείρισης Τεκμηρίων. 

Το πρότυπο 23081 θέτει ένα πλαίσιο για τη δημιουργία, τη διαχείριση και χρήση των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων και εξηγεί τις αρχές που τα ρυθμίζουν. Το πρότυπο 23081 είναι ένας οδηγός για την κατανόηση, την εφαρμογή και τη χρήση των μεταδεδομένων στο πλαίσιο του πρότυπου 15489. Εξετάζει τη σχετικότητα των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων στις επιχειρησιακές διαδικασίες και τους διαφορετικούς ρόλους και τύπους μεταδεδομένων που υποστηρίζουν την επιχείρηση- οργανισμό και τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων. Δεν καθορίζει ένα υποχρεωτικό σύνολο μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων για να εφαρμοστούν, καθώς αυτά τα μεταδεδομένα θα διαφέρουν στις λεπτομέρειες σύμφωνα με τις οργανωτικές ή κάποιες συγκεκριμένες απαιτήσεις.. Εντούτοις, αξιολογεί τα βασικά υπάρχοντα σύνολα μεταδεδομένων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου 15489.

ΣΚΟΠΟΣ

Αυτό το μέρος του προτύπου 23081 καλύπτει τις αρχές που υποστηρίζουν και ρυθμίζουν τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων. Αυτές οι αρχές εφαρμόζονται μέσω του χρόνου στα εξής: 1. Αρχεία και τα μεταδεδομένα τους 2. Όλες τις διαδικασίες που τα επηρεάζουν. 3. Οποιοδήποτε σύστημα στο οποίο υπάρχουν. 4. Οποιοδήποτε οργανισμό που είναι αρμόδιος για τη διαχείρισή τους.

ΟΡΙΣΜΟΙ

Πέρα από τους ορισμούς που δίνονται στο πρότυπο 15489-1 και οι οποίοι ισχύουν και εδώ, δίνονται επιπλέον τρεις όροι και ορισμοί για τους σκοπούς του παρόντος εγγράφου: * Συντελεστής: δηλαδή το άτομο, η ομάδα εργασίας ή οργάνωση που είναι υπεύθυνη ή συμμετέχει στη δημιουργία αρχείων, στην εισαγωγή ή/ και τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων * Προσχέδιο κωδικοποίησης: ελεγχόμενος κατάλογος όλων των αποδεκτών τιμών στη φυσική γλώσσα ή/ και ως μία σειρά κειμένων με κωδικοποιημένη σύνταξη που σχεδιάζεται για επεξεργασία μέσω μηχανών. * Σχήμα: λογικό σχέδιο που παρουσιάζει τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων των μεταδεδομένων, κανονικά με το να θεσπίζει κανόνες για τη χρήση και διαχείριση των μεταδεδομένων συγκεκριμένα όσον αφορά στη σημασιολογία, τη σύνταξη και το επίπεδο υποχρέωσης των τιμών. 

ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ

Η διαχείριση μεταδεδομένων είναι ένα αναπόφευκτο μέρος της διαχείρισης αρχείων, που εξυπηρετεί ποικίλες λειτουργίες και σκοπούς. Σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων, τα μεταδεδομένα ορίζονται ως τα στοιχεία που περιγράφουν το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τη δομή των αρχείων, άλλα και τη διαχείρισή τους μέσω του χρόνου (ISO 15489-1: 2001, 3.12). Υπό αυτήν τη μορφή, τα μεταδεδομένα είναι δομημένες ή ημι-δομημένες πληροφορίες που επιτρέπουν τη δημιουργία, εγγραφή, ταξινόμηση, πρόσβαση, συντήρηση και διάθεση των αρχείων μέσω του χρόνου και διαμέσου των διαφόρων τομέων. Κάθε ένας από αυτούς τους τομείς αντιπροσωπεύει μια περιοχή της διανοητικής ομιλίας και της κοινωνικής ή/ και οργανωτικής δραστηριότητας με μια διακριτική ή περιορισμένη ομάδα ανθρώπων οι οποίοι μοιράζονται κάποιες αξίες και γνώση. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να προσδιορίσουν, να επικυρώσουν και να συσχετίσουν τα αρχεία και τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και τα συστήματα που δημιουργούν, να διαχειριστούν, να διατηρήσουν και να χρησιμοποιήσουν όλα αυτά και τις πολιτικές που τα ρυθμίζουν. 

Αρχικά, τα μεταδεδομένα καθορίζουν το αρχείο στο σημείο εισαγωγής του, προσαρμόζοντας το αρχείο στο επιχειρησιακό πλαίσιό του και καθιερώνοντας έλεγχο διαχείρισης σε αυτό. Κατά τη διάρκεια της ύπαρξης των αρχείων ή των συνόλων τους, νέα στρώματα μεταδεδομένων θα προστεθούν, λόγω των νέων χρήσεων σε άλλα πλαίσια. Αυτό σημαίνει ότι μεταδεδομένα συνεχίζουν να αυξάνονται, με την πάροδο του χρόνου, όπως και οι πληροφορίες οι οποίες σχετίζονται με το πλαίσιο της διαχείρισης αρχείων και οι διαδικασίες της επιχείρησης- οργανισμού στις οποίες τα αρχεία χρησιμοποιούνται και σχετίζονται με τις δομικές αλλαγές στο αρχείο ή την εμφάνισή του. Τα μεταδεδομένα μπορούν να πηγάζουν ή επαναχρησιμοποιούνται από πολλαπλά συστήματα και για πολλαπλούς λόγους. 

Μεταδεδομένα τα οποία εφαρμόζονται σε αρχεία κατά τη διάρκεια της ενεργού ζωής τους μπορούν επίσης να συνεχίσουν να εφαρμόζονται όταν παύουν να απαιτούνται για τους τρέχοντες σκοπούς της επιχείρησης- του οργανισμού αλλά διατηρούνται για την τρέχουσα έρευνα ή άλλες αξίες. Τα μεταδεδομένα εξασφαλίζουν την αυθεντικότητα, την αξιοπιστία, τη χρησιμότητα και την ακεραιότητα με την πάροδο του χρόνου και επιτρέπουν τη διαχείριση και την κατανόηση των πληροφοριακών αντικειμένων, είτε αυτά είναι φυσικά, αναλογικά ή ψηφιακά. Εντούτοις, τα μεταδεδομένα επίσης χρήζουν διαχείρισης. Η διαχείριση των αρχείων περιλάμβανε πάντα τη διαχείριση των μεταδεδομένων. Εντούτοις, το ψηφιακό περιβάλλον απαιτεί μια διαφορετική έκφραση των παραδοσιακών απαιτήσεων και των διαφορετικών μηχανισμών για τον καθορισμό, την εισαγωγή, την απόδοση και τη χρησιμοποίηση των μεταδεδομένων. 

Στο ψηφιακό περιβάλλον, τα ακριβή αρχεία είναι εκείνα τα οποία, συνοδευόμενα από μεταδεδομένα, καθορίζουν τα κρίσιμα χαρακτηριστικά τους. Αυτά τα χαρακτηριστικά πρέπει να τεκμηριωθούν ρητά και όχι να υπονοηθούν, όπως σε μερικές διαδικασίες οι οποίες βασίζονται στο χαρτί. Στο ψηφιακό περιβάλλον, είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί ότι η δημιουργία και η εισαγωγή των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων εφαρμόζονται στα συστήματα τα οποία δημιουργούν, εισάγουν και διαχειρίζονται αρχεία. Αντιθέτως, το ψηφιακό περιβάλλον παρουσιάζει τις νέες ευκαιρίες για τον καθορισμό και τη δημιουργία μεταδεδομένων και εξασφαλίζουν την πλήρη, σύγχρονη εισαγωγή των αρχείων. Αυτά τα αρχεία μπορούν να είναι στοιχεία συναλλαγών ή τα ίδια να αποτελούν συναλλαγές.

ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΩΝ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ

Σκοπός και οφέλη των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων
 

Τα μεταδεδομένα υποστηρίζουν τις διαδικασίες των επιχειρήσεων- οργανισμών και της διαχείρισης αρχείων με το να: * Προστατεύουν τα αρχεία ως στοιχεία και να εξασφαλίζουν τη δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης μέσω του χρόνου * Διευκολύνουν τη δυνατότητα να γίνουν κατανοητά τα αρχεία * Υποστηρίζουν και να εξασφαλίζουν την αποδεικτική αξία των αρχείων. * Βοηθούν να εξασφαλίστει η αυθεντικότητα, η αξιοπιστία και η ακεραιότητα των αρχείων. * Υποστηρίζουν και διαχειρίζονται τη πρόσβαση, τη μυστικότητα και τα δικαιώματα * Ενισχύουν την αποδοτική ανάκτηση * Ενισχύουν στρατηγικές διαλειτουργικότητας διευκολύνοντας την επιτακτική εισαγωγή των αρχείων που δημιουργούνται σε διαφορετικά τεχνικά και επιχειρησιακά περιβάλλοντα αλλά και την δυνατότητα υποστήριξής τους για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται. * Παρέχουν λογικές συνδέσεις μεταξύ των αρχείων και του πλαισίου της δημιουργίας τους, και να τις διατηρούν με ένα δομημένο, αξιόπιστο και σημαντικό τρόπο. * Ενισχύουν τον προσδιορισμό του τεχνολογικού περιβάλλοντος στο οποίο τα ψηφιακά αρχεία δημιουργήθηκαν, και τη διαχείριση του τεχνολογικού περιβάλλοντος στο οποίο διατηρούνται προκειμένου αυτά τα αυθεντικά αρχεία να μπορούν να αναπαραχθούν για όσο χρονικό διάστημα αυτό απαιτείται. * Υποστηρίζουν την αποτελεσματική και επιτυχή μετανάστευση των αρχείων από μια πλατφόρμα περιβάλλοντος ή υπολογιστών σε άλλη ή οποιαδήποτε άλλη στρατηγική συντήρησης. 

Μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων τα οποία πρέπει να εφαρμόζονται σε έναν οργανισμό

Οι οργανισμοί πρέπει να παίρνουν αποφάσεις για τις οποίες οι απαιτήσεις των μεταδεδομένων σκιαγραφούνται στις τεχνικές Προδιαγραφές και είναι απαραίτητες για κάθε ένα ή όλα τα συστήματα του οργανισμού. Αυτές οι αποφάσεις θα εξαρτηθούν από: o Τις ανάγκες της επιχείρησης - του οργανισμού το ρυθμιστικό περιβάλλον o Τους κινδύνους που επηρεάζουν τις λειτουργίες της επιχείρησης - του οργανισμού. Η αξιολόγηση αυτή μπορεί να καθορίζει τους τύπους των μεταδεδομένων που θα χρειαστεί να εφαρμοστούν σε διαφορετικές περιοχές - τομείς του οργανισμού, ανάλογα με τους κινδύνους ή τις ανάγκες των εργασιών. 

Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων αποτελούνται από: * Μεταδεδομένα που τεκμηριώνουν το επιχειρησιακό πλαίσιο στο οποίο δημιουργούνται τα αρχεία, όπως επίσης και το περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνιση εκείνων των αρχείων και * Μεταδεδομένα τα οποία τεκμηριώνουν τη διαχείριση αρχείων και τις διαδικασίες της επιχείρησης- οργανισμού στις οποίες τα αρχεία συνεχίζουν να χρησιμοποιούνται, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε αλλαγών στο περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνιση.

Τα μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου
 

Τα μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου περιλαμβάνουν τις πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο της δημιουργίας αρχείων, το πλαίσιο της επιχείρησης - οργανισμού, τους ανθρώπους οι οποίοι σχετίζονται και μεταδεδομένα για το περιεχόμενο, την εμφάνιση, τη δομή και τις τεχνικές ιδιότητες των ίδιων των αρχείων. Επιτρέπουν στα αρχεία να χρησιμοποιηθούν σε μία εφαρμογή ή σε ένα σύστημα πληροφοριών και να τα κάνουν αναγνώσιμα, χρησιμοποιήσιμα και κατανοητά. Το πλαίσιο των αρχείων περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες της επιχείρησης - οργανισμού, όπου αυτά δημιουργούνται. Αυτά τα μεταδεδομένα θα επιτρέψουν στους χρήστες να καταλάβουν την αξιοπιστία της εξουσιοδοτημένης δημιουργίας αρχείων, το περιβάλλον στο οποίο τα αρχεία δημιουργήθηκαν, το σκοπό ή τη δραστηριότητα της επιχείρησης - οργανισμού και τις σχέσεις τους με άλλα αρχεία ή σύνολα. 

Τα μεταδεδομένα τα οποία τεκμηριώνουν το επιχειρησιακό πλαίσιο πρέπει να είναι ένα αναπόσπαστο τμήμα των αρχείων που παράγονται από το δημιουργό αρχείων και είναι ανάγκη να καταγράφονται την ίδια στιγμή που τα αρχεία εισάγονται στο σύστημα αρχείων. Η δομή ενός αρχείου αποτελείται από: * Τη φυσική ή την τεχνική του δομή του. * Τη λογική δομή του, δηλ. τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων που περιέχονται στο αρχείο. Αυτές οι απόψεις είναι τόσο σημαντικές όσο το ίδιο το περιεχόμενο. Τα μεταδεδομένα για τις τεχνικές απόψεις πρέπει να περιγράφουν το σύστημα με το οποίο τα αρχεία δημιουργούνται, και τα τεχνικά χαρακτηριστικά των ψηφιακών συστατικών από το οποία αποτελούνται.

Τα μεταδεδομένα μετά από το σημείο εισαγωγής του αρχείου

Όλες οι διαδικασίες διαχείρισης αρχείων που εκτελούνται επάνω σε ένα αρχείο, ή σε μια ομάδα ή ένα σύνολο αρχείων, πρέπει να είναι τεκμηριωμένες. Προκειμένου να συντηρηθούν τα αρχεία και να εγγυηθούν η αυθεντικότητα, η αξιοπιστία, η δυνατότητα χρησιμοποίησης και η ακεραιότητά τους με την πάροδο του χρόνου, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν μεταδεδομένα τα οποία διευκολύνουν την ώθηση ή την τεκμηρίωση αυτών των διαδικασιών διαχείρισης αρχείων το οποίο εδώ αποκαλείται ως «διαδικασίες μεταδεδομένων». Αυτά τα μεταδεδομένα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες για τις διαδικασίες διαχείρισης που υπήρχαν ή θα εφαρμοστούν σε κάθε αρχείο. Το επίπεδο της λεπτομέρειας για τις διαδικασίες διαχείρισης τεκμηρίωσης αρχείων θα ποικίλει σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ανάγκες διαχείρισης. Τα μεταδεδομένα για τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων μπορούν να εφαρμοστούν σε όλη την ύπαρξη του αρχείου. 

Οι διαδικασίες διαχείρισης αρχείων επίσης δημιουργούν και χρησιμοποιούν τα τεχνικά μεταδεδομένα για την απόδοση και αναπαραγωγή από τα ψηφιακά αρχεία, τα οποία πρέπει να καταγραφούν. Επιπλέον, οποιεσδήποτε αλλαγές στο περιεχόμενο των αρχείων, το πλαίσιο και τη δομή που προκαλούνται από τις δραστηριότητες διαχείρισης πρέπει να τεκμηριωθούν. Όλα τα μεταδεδομένα σχετικά με το αρχείο αλλά και εκείνα που αυξάνουν κατά τη διαχείριση και χρήση του διαμορφώνουν επίσης ένα αρχείο: το αρχείο μεταδεδομένων που πρέπει επίσης να ρυθμιστεί. Είναι ουσιαστικό να διατηρηθεί αυτό το αρχείο μεταδεδομένων τουλάχιστον για όσο καιρό υπάρχει το αρχικό αρχείο. Στην περίπτωση της διάθεσης των αρχείων, είτε από τη μεταφορά της επιτήρησης είτε της ιδιοκτησίας, ή από την καταστροφή, μερικά μεταδεδομένα για αυτά μπορούν ακόμα να απαιτηθούν για να εξηγήσουν την ύπαρξή, τη διαχείριση και τη διάθεση τους.  

σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.

Ηλεκτρονικά Περιοδικά Ελεύθερης Πρόσβασης

ελεύθερη απόδοση στα ελληνικά, αποσπάσματος του άρθρου “Open Access Publishing: Free Journals Online” της κ. Katie Wilson στο “Online Currents 2005 Vol.20 Issue.5, June 2005”

Ηλεκτρονικά Περιοδικά Ελεύθερης Πρόσβασης

Ανάπτυξη του διαδικτύου και των σύγχρονων ψηφιακών τεχνολογιών άλλαξε τα δεδομένα στο χώρο των περιοδικών εκδόσεων και της έρευνας. Πολλά καθιερωμένα εμπορικά περιοδικά διατίθενται πια σε ηλεκτρονική μορφή στο διαδίκτυο, χωρίς το γεγονός αυτό να έχει επιφέρει μείωση του κόστους συνδρομής. Αντίθετα το κόστος έχει αυξηθεί, ιδιαίτερα για τα επιστημονικά περιοδικά, με αποτέλεσμα οι βιβλιοθήκες να έχουν αναγκαστεί να μειώσουν δραστικά τον προϋπολογισμό του για την αγορά περιοδικών, ενώ παράλληλα κάποιες άλλες προτιμούν να έχουν συνδρομή στην ηλεκτρονική μορφή και όχι στην έντυπη, ενός περιοδικού. Όταν τα περιοδικά υπήρχαν μόνο σε έντυπη μορφή, η πρόσβαση σ αυτά απαιτούσε την φυσική παρουσία αναγνώστη και περιοδικού (στον ίδιο χώρο), όμως με τα νέα μέσα η πρόσβαση είναι περισσότερο ευέλικτη. Οι ερευνητές μπορούν να πάνε μέχρι την βιβλιοθήκη, να δανειστούν το περιοδικό, να κάτσουν εκεί να το μελετήσουν και να φωτοτυπήσουν τα άρθρα που του ενδιαφέρουν. 

Από την άλλη το διαδίκτυο τους παρέχει περισσότερες δυνατότητες πρόσβασης στα περιοδικά, αλλά κατά κάποιο τρόπο θα μπορούσαμε να πούμε, ότι την έχει καταστήσει πιο περιορισμένη. Ειρωνικό, κι όμως η τεχνολογία που επιτρέπει την online δημοσίευση, καθιστά παράλληλα, τη χρήση του online περιεχομένου εύκολο στόχο παρακολούθησης και ελέγχου, καθώς τα δικαιώματα χρήσης των ηλεκτρονικών πόρων ελέγχονται αυστηρά. Οι προμηθευτές και οι πάροχοι απαιτούν από τις βιβλιοθήκες και τα ιδρύματα για να καθορίζουν τους χρήστες και τα δικαιώματά πρόσβασης αυτών στο online περιεχόμενο, π.χ. πρέπει να εγγραφούν (ρεγιστερ), ώστε να αναγνωρίζονται από το σύστημα και να τους επιτρέπεται η πρόσβαση. 

Αν κάποιος δεν ανήκει στον οργανισμό που έχει συνδρομή στο online περιεχόμενο, ή δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το υλικό σε κάποια δημόσια βιβλιοθήκη ή δεν έχει την πολυτέλεια να γίνει ο ίδιος συνδρομητής, αντιμετωπίζει το ενδεχόμενο να μην μπορεί να έχει πρόσβαση σε κάποιες πληροφορίες. Ερευνητές που δημοσιεύουν σε εμπορικά περιοδικά χάνουν τα πνευματικά δικαιώματα της έρευνας τους και οι ίδιοι αλλά και τα ιδρύματα για τα οποία εργάζονται, ενώ παράλληλα καλούνται να πληρώσουν υψηλές τιμές συνδρομής, ώστε να έχουν πρόσβαση στα ίδια τους τα δημοσιεύματα. Υποκινούμενοι λοιπόν, από το διαρκώς αυξανόμενο κόστος των συνδρομών, την απώλεια των πνευματικών δικαιωμάτων και τη μη απρόσκοπτη πρόσβαση στις αναγκαίες για την έρευνα πληροφορίες, ερευνητές, ακαδημαϊκοί και ερευνητικά ιδρύματα προσανατολίστηκαν στη δημιουργία ανεξάρτητων περιοδικών εκδόσεων. 

Οι πρωτοβουλίες αυτές, κατά κύριο λόγο, στοχεύουν στην απρόσκοπτη ανταλλαγή πληροφοριών και ερευνητικών στοιχείων. Η online έκδοση και διανομή κρατούν το κόστος χαμηλό, με αποτέλεσμα σε πολλές εκδόσεις η πρόσβαση να είναι δωρεάν, παρόλα αυτά υπάρχει κόστος. Ορισμένες εκδόσεις ανοιχτής πρόσβασης καλύπτουν τα έξοδα τους με την συμβολή οργανισμών και ερευνητών, ενσωματώνοντας τα έξοδα έκδοσης των ερευνητικών αποτελεσμάτων σε επιδοτούμενα προγράμματα και χορηγίες. Άλλα περιοδικά χρηματοδοτούνται από φιλανθρωπικούς οργανισμούς. Πολλά περιοδικά και αποτελέσματα επιστημονικής έρευνας εκδίδονται σύμφωνα με το μοντέλο της Ανοιχτής Πρόσβασης (Open Access) και χρησιμοποιούν την άδεια Creative Commons.  

Εκδόσεις Ανοικτής Πρόσβασης

Το σημερινό εκδοτικό μοντέλο Ανοικτής Πρόσβασης για ελεύθερα online περιοδικά - είναι συνδεδεμένο με την εξέλιξη του Διαδικτύου, παρόλο που ο Peter Suber (Online Access Project Director) τοποθετεί τις απαρχές του μοντέλου αυτού πίσω στο 1966, την εποχή του “ Free Online Scholarship Movement”. Ορισμένα από τα πρώτα ανοικτής πρόσβασης online περιοδικά χρονολογούνται μεταξύ 1994 και 1996. Ενδεικτικά αναφέρουμε το Information Research, το D-Lib Magazine, και το Romanticism on the Net. Το 1999, στη Μεγάλη Βρετανία το BioMed Central ήταν ο πρώτος φορέας από τον χώρο των εμπορικών εκδόσεων που παρείχε ιατρικό και βιολογικό ερευνητικό και πρωτογενές υλικό, ελεύθερα σε ιδιώτες μέσω Web. Το PubMed Central, το Αμερικανικό Εθνικό Ινστιτούτο Υγείας ξεκίνησε το 2000, την online παρουσίαση περιοδικών πλήρους κειμένου / ψηφιακής αρχειοθέτησης. Τα ηλεκτρονικά περιοδικά ανοιχτής πρόσβασης διαδόθηκαν ευρύτερα τον 21ο αιώνα.  

Το Δεκέμβριο του 2001, η Ανοικτής Πρόσβασης Πρωτοβουλία της Βουδαπέστης, ήταν μια διεθνή συνάντηση της επιστημονικής κοινότητας, βιβλιοθηκών, ερευνητών, πανεπιστημίων και εκδοτών περιοδικών, όπου υιοθετήθηκε η δέσμευση να αυξηθεί η ελεύθερη πρόσβαση μέσω Διαδικτύου, για την ακαδημαϊκή έρευνα σε όλους τους τομείς. Η πρωτοβουλία χρηματοδοτείται από το Open Society Institute, που ιδρύθηκε το 1993, με έδρα τις ΗΠΑ, από τον George Soros, Ούγγρο χρηματιστή και φιλάνθρωπο. Τον Απρίλιο του 2003, η Bethesda Statement on Open Access Publishing εξέδωσε ένα ορισμό για τις δημοσιεύσεις ανοιχτής πρόσβασης. Το Creative Commons είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που δημιουργήθηκε για να βοηθήσει σε ζητήματα σχετικά με τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας δημοσιεύσεων εργασιών μέσω του Διαδικτύου. Παρέχει τη δυνατότητα σε δημιουργούς και καλλιτέχνες να μοιράζονται και να δημοσιεύουν τις εργασίες τους, και να βασίζονται σε έργα άλλων. Το Creative Commons το επιτυγχάνει αυτό με το να παρέχει τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, στο επίπεδο που ο εκάστοτε δημιουργός επιτρέπει για κάθε εργασία που δημοσιεύεται on-line. Τα δικαιώματα συνήθως ορίζονται με το χαρακτηρισμό «επιφύλαξη παντός δικαιώματος», «κατοχύρωση ορισμένων δικαιωμάτων» και «κανένας περιορισμός για τα δικαιώματα» Για παράδειγμα, το Creative Commons Attribution License επιτρέπει στους αναγνώστες την:

• αντιγραφή, διανομή, απεικόνιση, και παρουσίαση των εργασιών

• δημιουργία δευτερογενών εργασιών

• εμπορική χρήση του έργου

Με άλλα λόγια, το περιεχόμενο είναι διαθέσιμο χωρίς κόστος για οποιονδήποτε, οπουδήποτε – για ανάγνωση, για αποθήκευση, για αναδιανομή, για συμμετοχή σε διάφορες βάσεις δεδομένων, καθώς και για χρήση με άλλο τρόπο - με την επιφύλαξη μόνον ότι θα αποδοθεί το αρχικό κείμενο σωστά. Τα πνευματικά δικαιώματα ανήκουν στον συγγραφέα Συνιδρυτής και νυν πρόεδρος του Creative Commons είναι ο κ. Lawrence Lessig, καθηγητή Νομικής στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ. Στο βιβλίο του Free Culture: How Big Media Uses Technology and the Law to Lock Down Culture and Control Creativity (New York: Penguin Press, 2004) μας παρουσιάζει μια συναρπαστική όψη του ρόλου των μέσων ενημέρωσης και των μονοπωλίων, στον έλεγχο των ψηφιακών πολιτιστικών έργων. Το Creative Commons είναι μία απάντηση σε αυτές τις διαδικασίες. Στην Αυστραλία, έχει συνεργαστεί με Queensland University of Technology της Αυστραλίας για την ενσωμάτωση ενός μοντέλου αδειών Creative Commons. Ο αριθμός των μέσων ανοικτής πρόσβασης και των δωρεάν online επιστημονικών περιοδικών αυξάνεται, όπως είναι η στήριξη από διάφορους ερευνητικούς οργανισμούς. Το 2003/2004, η Wellcome Trust, ένας αγγλικός μη κερδοσκοπικός οργανισμός ανέλαβε την εκπόνηση δύο μελετών για τα οικονομικά δεδομένα των επιστημονικών εκδόσεων. Οι εκθέσεις των εν λόγω μελετών υποστηρίζουν τίς Open Access εκδόσεις. Αναλυτικά: An Economic Analysis of Scientific Research Publishing και Costs and Business Models in Scientific Research Publishing...................................................................................... ολόκληρο το άρθρο στα αγγλικά χρήσιμα links: Creative Commons Directory of Open Access Journals Find Articles Google Scholar Public Library of Science Ανοικτή Πρόσβαση Bailey, Charles. Open Access bibliography. Association of Research Libraries, 2005

Unshelved: ένα βιβλιοθηκονομικό κόμικ

βιβλιοθηκονομικό κόμικ.....ωωωω ναι

καλαίσθητο, εφάνταστο, ψυχαγωγικό μας ξεναγεί με χιούμορ, συχνά με σαρκασμό στον "απρόβλεπτο" κόσμο μιας δημόσιας βιβλιοθήκης.

απολαυστικά τα μικρά στιγμιότυπα από την ζώη του Dewey, της Tamara, του Merv και των άλλων ηρώων του Unshelved, με κύρια συνισταμένη την καθημερινότητα μέσα σε μια δημόσια βιβλιοθήκη.

υπάρχει η δυνατότητα της ελέυθερης on-line ανάγνωσης αλλά και της απόκτησης των έντυπων τευχών, μέσω on-line παραγγελίας. Αξιόπιστο και γρήγορο service. Το δοκιμάσαμε

μέχρι στιγμής με κύριους εμπνευστές τους Bill Barnes και Gene Ambaum, έχουν εκδοθεί 6 τεύχη:

1. Unshelved
2. What would Dewey do?
3. Library mascot cage match
4. Book club
5. Read responsibly
6. Frequently asked questions

Αξίζει τον κόπο

Καλή ανάγνωση

Νέο βιβλιοθηκονομικό ιστολόγιο

Εδώ και λίγες εβδομάδες ένα νέο βιβλιοθηκονομικό ιστολόγιο προστέθηκε στην blog-όσφαιρα, στη διεύθυνση:http://symvasiouxoi-lib.blogspot.com. Πρόκειται για το blog του Συλλόγου Συμβασιούχων Εργαζόμενων σε Βιβλιοθήκες, με στόχο την κοινοποίηση στοιχείων και ενεργειών του Συλλόγου στα πλαίσια δημιουργίας γόνιμου προβληματισμού κυρίως για τη χρηματοδότηση και τη στελέχωση των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών. Ευχόμαστε καλή και δημιουργική συνέχεια

Πρότυπο ISO 15489-1

Μέρος ΙΙ 9.3. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΝΟΣ ΑΡΧΕΙΟΥ  

Ένα αρχείο πρέπει να αντανακλά σωστά αυτό για το οποίο δημιουργήθηκε, μια απόφαση, μια πράξη κλπ. Πρέπει να δύναται να ανταποκριθεί στις ανάγκες και τους σκοπούς της επιχείρησης
- του οργανισμού, με την οποία σχετίζεται. Τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα αρχείο είναι:
- Αυθεντικότητα, ώστε να εξασφαλίζεται πώς κανείς πέρα των ανθρώπων που έχουν άδεια, όπως ο δημιουργός του αρχείου, δεν πρόκειται να μεταβάλλει, να προσθέσει, να χρησιμοποιήσει κλπ. το αρχείο.  
- Αξιοπιστία.
- Ακεραιότητα, πρέπει να καθορίζεται όμως κάτω από ποιες καταστάσεις και ποιος θα έχει την εξουσιοδότηση να μεταβάλλει τις εγγραφές. Οι τυχόν μεταβολές αυτές θα πρέπει να φαίνονται και να είναι προσβάσιμες.  
- Χρησιμότητα, για να είναι χρήσιμη η εγγραφή
- το αρχείο πρέπει να μπορεί να εντοπίζεται, να ανακαλείται, να παρουσιάζεται και να ερμηνεύεται.  

9.4. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 

 
Αυτό στο οποίο πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, είναι το να καθοριστεί ποιες εγγραφές απαιτούνται και πότε, όπως και το πως και σε ποιο σημείο του συστήματος πρέπει να αποθηκευθούν. Στρατηγικές που μπορεί να περιληφθούν στα συστήματα αρχείου που τηρούν τους κανόνες είναι:  
- Σχεδίαση.  
- Τεκμηρίωση.  
- Εκπαίδευση.  
- Μετατροπή εγγραφών στα νέα συστήματα, μορφές και κανόνες  
- Καθορισμός προτύπων και μέτρηση συμμόρφωσης και εκτέλεσης αντίθετα σε αυτά
- Καθορισμός περιόδων διατήρησης και λήψη αποφάσεων σχετικά με αρχεία που έχουν διαχρονική αξία.
 

9.5. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ  

Τα συστήματα αρχείων πρέπει να υποστηρίζουν εγγραφές που περιέχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Αξιοπιστία, πρέπει δηλαδή να:  

- Αποθηκεύουν κάθε εγγραφή στα πλαίσια που καλύπτονται οι δραστηριότητες της επιχείρησης 

  - Οργανώνουν τις εγγραφές με τρόπο που αντανακλά τις διαδικασίες του δημιουργού  

- Προστατεύουν τις εγγραφές από τη χωρίς έγκριση μεταβολή ή διάθεση  

- Λειτουργούν ως η βασική πηγή της πληροφορίας, σχετικά με πράξεις που τεκμηριώνονται στην εγγραφή Παρέχούν άμεση πρόσβαση σε όλες τις σχετικές εγγραφές και μεταδεδομένα 

- Ακεραιότητα 

- Συμμόρφωση, με τις διάφορες απαιτήσεις και πώς αυτές οι απαιτήσεις επιδρούν στις δραστηριότητες της επιχείρησης - Περιεκτικότητα  

- Μεθοδικότητα Πολύ σημαντικό στην δημιουργία ή την επιλογή ενός συστήματος αρχείων είναι να δοθεί έμφαση στο κατάλληλο περιβάλλον αλλά και τα μέσα αποθήκευσης, τα υλικά φυσικής προστασίας, τις διαδικασίες μεταχείρισης και τα συστήματα αποθήκευσης.  

9.6. ΜΕΤΑΤΡΟΠΗ ΚΑΙ ΜΕΤΑΝΑΣΤΕΥΣΗ 

Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιάζονται ώστε τα αρχεία 

– οι εγγραφές να παραμένουν αυθεντικές, αξιόπιστες και εύχρηστες σε κάθε αλλαγή του συστήματος, συμπεριλαμβανομένων μιας τυπικής μετατροπής, μιας μετανάστευσης ανάμεσα σε λειτουργικά συστήματα ή συγκεκριμένες λογισμικές εφαρμογές, καθ’ όλη ην περίοδο διατήρησης τους.  

9.7. ΠΡΟΣΒΑΣΗ, ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ  

Τα συστήματα αρχείων πρέπει να παρέχουν άμεση και αποτελεσματική πρόσβαση και ανάκληση των εγγραφών που χρειάζονται προκειμένου να ικανοποιηθούν οι διάφορες απαιτήσεις. Πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν ελέγχους πρόσβασης προκειμένου να προστατευθούν οι εγγραφές από μη εξουσιοδοτημένη χρήση, μεταβολή ή καταστροφή.  

9.8. ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΘΕΣΗ 

 

Τα συστήματα πρέπει να δύνανται να αντιμετωπίσουν, αλλά και να εφαρμόσουν αποφάσεις σχετικά με τη διατήρηση ή τη διάθεση των εγγραφών, αυτό φυσικά πρέπει να μπορεί να πραγματοποιηθεί σε κάθε στάδιο ύπαρξης των εγγραφών, ακόμα και κατά το σχεδιασμό των συστημάτων. Επίσης πρέπει όταν απαιτείται να ενεργοποιείται αυτόματα η διάθεση, ενώ ακόμα πρέπει να παρέχεται μια ελεγχόμενη σειρά ή άλλες μέθοδοι που θα οδηγούν στην πλήρη διάθεση.  

9.9. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ  

Για την πιο σωστή διαχείριση των αρχείων πρέπει να ακολουθηθούν κάποιες διαδικασίες αλλά και να πραγματοποιηθούν κάποιοι έλεγχοι που αφορούν κυρίως στις εγγραφές . Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν:  

1. Καθορισμός τεκμηρίων που θα περιληφθούν σ’ ένα σύστημα, βασισμένος στην ανάλυση του περιβάλλοντος, της επιχείρησης και των απαιτήσεων. Η τεχνολογία συχνά αλλάζει, βασικό όμως χαρακτηριστικό των τεκμηρίων είναι ο δυναμικός τους χαρακτήρας, από διάφορους δημιουργούς, σε διάφορες εκδόσεις και σε ποίκιλλες χρονικές περιόδους.  

2. Καθορισμός του χρόνου που θα διατηρηθούν οι εγγραφές, ανάλογα και πάλι με το περιβάλλον, την επιχείρηση, τις απαιτήσεις αλλά και τους κινδύνους. Τα ενδιαφέροντα και τα δικαιώματα των θεματοφυλάκων πρέπει να επίσης να λαμβάνονται υπ’ όψη σχετικά με το χρόνο που πρέπει να διατηρηθεί το αρχείο ή συγκεκριμένες εγγραφές. 

Η διατήρηση των αρχείων πρέπει να δύναται να:  

Αντιμετωπίζει τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες ως εξής:  

- Διατήρηση πληροφορίας λαμβάνοντας υπ’ όψη παλαιές και τρέχουσες αποφάσεις και δραστηριότητες ως μέρος μιας συνεργατικής μνήμης. 

- Διατήρηση απόδειξης περασμένων και τρεχουσών δραστηριοτήτων για να αντιμετωπιστούν υποχρεώσεις ευθύνης. 

- Απομάκρυνση εγγραφών που δεν απαιτούνται πλέον. 

- Διατήρηση περιεχομένου, των εγγραφών, του οποίου οι μελλοντικοί χρήστες θα μπορούν να κρίνουν την αυθεντικότητα και αξιοπιστία, ακόμα και σε περιπτώσεις όπου τα συστήματα έχουν κλείσει ή έχουν υποστεί αλλαγές. Συμμορφώνεται με τις νόμιμες απαιτήσεις, εξασφαλίζοντας πως το περιβάλλον έχει τεκμηριωθεί, κατανοηθεί και εξοπλιστεί κατάλληλα. Αντιμετωπίζει τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες των εσωτερικών και εξωτερικών θεματοφυλάκων: - Καθορίζοντας τα υποχρεωτικά ή νόμιμα ενδιαφέροντα που μπορεί να έχουν οι θεματοφύλακες στη διατήρηση των εγγραφών για περισσότερο απ’ όσο απαιτείται, βασιζόμενοι φυσικά στις ανάγκες και τις αποφάσεις όσων εμπλέκονται στον οργανισμό.  

- Καθορίζοντας και αξιολογώντας τα νόμιμα, οικονομικά, πολιτικά, κοινωνικά ή άλλα θετικά οφέλη από την διατήρηση των εγγραφών για να εξυπηρετεί τα ενδιαφέροντα της έρευνας και συνολικά της κοινωνίας.  

- Ακολουθώντας ρυθμίσεις για την κατάλληλη άδεια πρόσβασης στα αρχεία. Οι εγγραφές που ορίζονται για συνεχή διατήρηση πιθανότατα μπορεί να είναι αυτές που: 

- Παρέχουν στοιχεία και πληροφόρηση για πολιτικές και πράξεις του οργανισμού.  

- Παρέχουν στοιχεία και πληροφόρηση για την αλληλεπίδραση ανάμεσα στον οργανισμό και την κοινότητα που εξυπηρετεί. 

- Τεκμηριώνουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις ατόμων και οργανισμών.  

- Συνεισφέρουν στη δημιουργία μνήμης του οργανισμού για επιστημονικούς, πολιτισμικούς και ιστορικούς σκοπούς. 

- Περιλαμβάνουν στοιχεία και πληροφόρηση σχετικά με δραστηριότητες ενδιαφέροντος για εσωτερικούς και εξωτερικούς θεματοφύλακες. Ο σκοπός αποθήκευσης εγγραφών σε συστήματα αρχείων είναι να δημιουργήσει μια σχέση ανάμεσα στην εγγραφή, τον δημιουργό και το περιεχόμενο της επιχείρησης, να τοποθετήσει την εγγραφή και την σχέση της στο σύστημα αρχείων και να συνδέει το αρχείο με άλλα αρχεία εγγραφών. 

Η διαδικασία αυτή μπορεί να αναληφθεί από την κατανομή σαφών μεταδεδομένων, περιστοιχισμένων, προσαρτισμένων ή σχετιζόμενων με την συγκεκριμένη εγγραφή άσχετα με τη μορφή της. Αυτό μπορεί να σχεδιαστεί στις διαδικασίες ενός συστήματος αρχείων. Τα μεταδεδομένα αυτά είναι απαραίτητα για τον επανασχεδιασμό, πάντα με άδεια, της ιδιότητας, της δομής και της ακεραιότητας της εγγραφής οποιαδήποτε χρονική στιγμή, αλλά και για την περιγραφή των σχέσεων με άλλες εγγραφές. Οι τεχνικές για την διασφάλιση της απόκτησης των εγγραφών μπορεί να περιλαμβάνουν:  

- Ταξινόμηση και ευρετηρίαση οι οποίες επιτρέπουν τις κατάλληλες συνδέσεις, ομαδοποιήσεις, ονομασίες, ασφαλή προστασία, άδειες χρήσης και ανάκτησης, διάθεση και καθορισμός εγγραφών.  

- Τακτοποίηση σε μια λογική δομή και συνέχεια, είτε σ’ ένα φυσικό αρχείο ή σ’ ένα ηλεκτρονικό κατάλογο, ο οποίος αντιμετωπίζει την μεταγενέστερη χρήση και αναφορά.  

- Καταχώρηση που παρέχει στοιχεία για την ύπαρξη των εγγραφών σ’ ένα σύστημα αρχείων.  

Συστήματα τα οποία διαμορφώνουν το προφίλ ή μορφοποιούν τις πράξεις που επιχειρούνται για την εξυπηρέτηση των επιχειρήσεων, οι οποίες: 

- Παρέχουν μεταδεδομένα που περιγράφουν το περιεχόμενο της επιχείρησης. 

- Παρέχουν στοιχεία για το που βρίσκεται μια εγγραφή. 

- Καθορίζουν ποια πράξη ξεχωρίζει.  

- Καθορίζουν ποιος έχει πρόσβαση σε μία εγγραφή.  

- Καθορίζουν πότε μια τέτοια πρόσβαση έλαβε μέρος.  

- Παρέχουν στοιχεία για τις συναλλαγές που έχουν εξυπηρετηθεί από το αρχείο ή την εγγραφή. 

9.10. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ 

 

Σε ένα σύστημα το οποίο παρέχει υπηρεσίες καταχώρησης: α) Μια εγγραφή καταχωρείται όταν εισάγεται στο σύστημα αρχείων. β) Καμία άλλη διαδικασία από αυτές που επηρεάζουν την εγγραφή δε μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέχρι να ολοκληρωθεί η καταχώρηση. Πρωταρχικός σκοπός της καταχώρησης είναι ν’ αποδείξει ότι η εγγραφή έχει δημιουργηθεί ή εισαχθεί στο σύστημα αρχείων, και επιπλέον ότι διευκολύνεται η ανάκτηση. Περιλαμβάνει πληροφορίες ή μεταδεδομένα σχετικά με την εγγραφή που είναι καταγεγραμμένα σύντομα και περιγραφικά και ορίζει έναν προσδιοριστή για την εγγραφή, μοναδικό στο σύστημα. Η καταχώρηση μορφοποιεί την εισαγωγή της εγγραφής στο σύστημα αρχείων. Οι εγγραφές μπορούν να καταχωρηθούν σε περισσότερα από ένα επίπεδα μέσα στο σύστημα. Στο ηλεκτρονικό περιβάλλον, τα συστήματα αρχείων μπορούν να σχεδιαστούν ώστε να καταγράφουν εγγραφές με αυτόματες διαδικασίες, με διαφάνεια προς το χρήστη του συστήματος της επιχείρησης από το οποίο αποθηκεύεται και χωρίς την παρέμβαση ενός διαχειριστή αρχείων.  

9.11. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ 

  Η ταξινόμηση των δραστηριοτήτων της εταιρείας δρα σαν ένα ισχυρό εργαλείο για να βοηθήσει τους χειρισμούς της εταιρείας αλλά και σε πολλές διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση των αρχείων περιλαμβάνοντας :  

- Παρέχοντας συνδέσεις ανάμεσα σε ατομικές εγγραφές οι οποίες συγκεντρώνονται για να παρέχουν μια διαρκή εγγραφή της δραστηριότητας. 

- Διαβεβαιώνοντας πως οι εγγραφές ονομάζονται με ένα σταθερό τρόπο διαμέσου του χρόνου.  

- Εμμένοντας στην ανάκτηση όλων των εγγραφών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη λειτουργία της δραστηριότητας. 

- Καθορίζοντας ασφαλή προστασία και κατάλληλη πρόσβαση σε σύνολα εγγραφών. 

- Κατανέμοντας άδειες χρηστών για πρόσβαση, ή δράση, σε συγκεκριμένες ομάδες εγγραφών. 

- Διαμοιράζοντας την ευθύνη για την διαχείριση συγκεκριμένων συνόλων εγγραφών. 

- Διαμοιράζοντας τις εγγραφές για ενέργεια. 

- Καθορίζοντας τις κατάλληλες περιόδους διατήρησης και διάθεσης των ενεργειών για τις εγγραφές.  

9.12. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΙ 

Οι εγγραφές - τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται σε μέσο που εξασφαλίζει την χρηστότητα τους, την αξιοπιστία, την αυθεντικότητα αλλά και τη διατήρηση τους για όσο καιρό χρειάζεται. Θέματα σχετικά με τη διατήρηση, τους χειρισμούς και την αποθήκευση προκύπτουν διαρκώς. Εγγραφές με διαχρονική αξία απαιτούν μεγαλύτερη ποιότητα αποθήκευσης και χειρισμών για να διατηρηθούν όσο καιρό υφίσταται η αξία τους. Οι συνθήκες αποθήκευσης και οι διαδικασίες χειρισμών πρέπει να σχεδιάζονται ώστε να προστατεύονται οι έγγραφες από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια ή αυτοκαταστροφή, αλλά και από κλοπή και καταστροφή. Οι οργανισμοί φυσικά πρέπει να έχουν πολιτικές και οδηγούς για τυχόν μετατροπές ή μετανάστευση των εγγραφών από ένα σύστημα αρχείων σε ένα άλλο. Τα συστήματα ηλεκτρονικών εγγραφών πρέπει να σχεδιάζονται έτσι ώστε οι εγγραφές να παραμένουν προσβάσιμες, αυθεντικές, αξιόπιστες και χρήσιμες, ακόμα και μετά από οποιαδήποτε αλλαγή του συστήματος  

9.13. ΠΡΟΣΒΑΣΗ 

Οι οργανισμοί πρέπει να έχουν επίσημες οδηγίες που θα ρυθμίζουν σε ποιόν επιτρέπεται η πρόσβαση στις εγγραφές και κάτω από ποιες καταστάσεις. Το καθορισμένο περιβάλλον, στο οποίο λειτουργεί ο οργανισμός, εγκαθιδρύει ευρείες αρχές για τα δικαιώματα πρόσβασης, όρους ή περιορισμούς οι οποίοι συνενώνονται στην λειτουργία των συστημάτων αρχείων. Μπορεί να υπάρχει συγκεκριμένη νομοθεσία η οποία καλύπτει περιοχές όπως ιδιωτικότητα, ασφάλεια, ελευθερία πληροφοριών και αρχείων. Οι εγγραφές μπορεί να περιέχουν, προσωπική, εμπορική ή λειτουργική πληροφόρηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η πρόσβαση στις εγγραφές, ή πληροφόρηση για αυτές, δεν πρέπει να επιτρέπεται. Περιορισμοί μπορούν να εφαρμοστούν και μέσα στον οργανισμό αλλά και στους εξωτερικούς χρήστες. Τα περιορισμένα αρχεία θα πρέπει να ταυτίζονται μόνο όταν απαιτούνται από επιχειρησιακές ανάγκες. Οι περιορισμοί πρέπει να επιβάλλονται για καθορισμένη περίοδο, ώστε να εξασφαλίζεται πως η επιπλέον επιτήρηση που απαιτείται για τις εγγραφές αυτές δεν είναι αναγκαία για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Η ανάγκη να καθοριστούν περιορισμοί προσβασιμότητας μπορεί να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου. Η διασφάλιση του ελέγχου κατάλληλης πρόσβασης πραγματοποιείται καθορίζοντας την κατάσταση προσβασιμότητας τόσο στα αρχεία όσο και στους χρήστες. 

Η διαχείριση της διαδικασίας πρόσβασης περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι: 

- τα αρχεία είναι κατηγοριοποιημένα σύμφωνα με την κατάσταση πρόσβασης σε συγκεκριμένο χρόνο  

- τα αρχεία σχετίζονται μόνο με αυτούς που έχουν άδεια να τα δουν - κρυπτογραφημένα αρχεία μπορούν να διαβάζονται όπως και όταν απαιτείται και επιτρέπεται 

- οι διαδικασίες δημιουργίας εγγραφών και τα πρακτικά συνεδρίων αναλαμβάνονται μόνο από αυτούς που έχουν άδεια 

- τμήματα του οργανισμού υπεύθυνα για συγκεκριμένες λειτουργίες καθορίζουν τις άδειες πρόσβασης για αρχεία που σχετίζονται με την περιοχή της δικής τους υπευθυνότητας.

 Η επιτήρηση και χαρτογράφηση των αδειών των χρηστών και των ευθυνών των λειτουργικών εργασιών είναι μια συνεχής διαδικασία η οποία συντελεί σε όλα τα συστήματα αρχείων, άσχετα από την μορφή τους. Τα ηλεκτρονικά συστήματα αρχείων, και ιδιαίτερα αυτά που είναι προσβάσιμα διαμέσου γεωγραφικής κατανομής, μπορούν να πάρουν πρωτόκολλα καθορισμού χρήσης από άλλες εφαρμογές.  

9.14. ΕΠΙΒΛΕΨΗ 

  Η επίβλεψη κίνησης και χρήσης των εγγραφών σ’ ένα σύστημα αρχείων απαιτείται για να:  

- καθορίζει σημαντικές πράξεις που απαιτούνται 

- διευκολύνει την ανάκτηση μιας εγγραφής - αποτρέπει την απώλεια εγγραφών 

- επιτηρεί την χρήση για την διατήρηση και ασφάλεια των συστημάτων, και να ασχολείται επίσης με διαδικασίες όπως αποθήκευση, ταξινόμηση, πρόσβαση, χρήση κ.λ.π. 

- διατηρεί την ικανότητα να καθορίζει τη λειτουργική προέλευση των ατομικών εγγραφών όπου τα συστήματα έχουν συγχωνευθεί ή μεταναστεύσει.

  Η κίνηση των αρχείων πρέπει να καθοριστεί ώστε να διασφαλιστεί πως τα αντικείμενα μπορούν πάντα να εντοπίζονται όταν απαιτείται. Οι μηχανισμοί επίβλεψης μπορούν να καταγράψουν την ταυτότητα του αντικειμένου, τον τίτλο, το άτομο ή τη μονάδα που κατέχει το αντικείμενο και την ώρα ή την ημερομηνία μετακίνησης. Το σύστημα πρέπει να επιβλέπει το θέμα, τη μεταφορά ανάμεσα σε άτομα, και την επιστροφή των αρχείων στην αρχική τους θέση ή χώρο αποθήκευσης, όπως επίσης και τη διαθεσιμότητα ή τη μεταφορά σε οποιονδήποτε άλλο εξουσιοδοτημένο εξωτερικό οργανισμό συμπεριλαμβανομένου ενός αρχειακού φορέα. 

9.15. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑΣ - ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΣ 

Οι άδειες διαθεσιμότητας-καταστροφής οι οποίες διέπουν τη μετακίνηση των εγγραφών από λειτουργικά συστήματα πρέπει να εφαρμοστούν στα αρχεία με μία συστηματική και τακτική βάση, στη ροή της συνηθισμένης δραστηριότητας της επιχείρησης - του οργανισμού. Καμία πράξη καταστροφής δε πρέπει να τίθεται σε εφαρμογή χωρίς τη διαβεβαίωση πως το αρχείο - η εγγραφή δεν χρειάζεται πλέον, πως καμία εργασία δεν εκκρεμεί και πως καμιά δίκη ή έρευνα δεν είναι σε εξέλιξη ή εκκρεμεί η οποία θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει την εγγραφή σαν αποδειχτικό στοιχείο.  

Η διαδικασία διάθεσης- καταστροφής μπορεί να περιλαμβάνει:  

- άμεση φυσική καταστροφή, συμπεριλαμβανομένης εγγραφής πάνω από την παλιά εγγραφή ή και διαγραφή 

- διατήρηση για μεγαλύτερη περίοδο εκτός της μονάδας της επιχείρησης - οργανισμού  

- μεταφορά σε μια κατάλληλη περιοχή αποθήκευσης ή σε κάποιο μέσο με οργανωτικό έλεγχο 

  - μεταφορά σε άλλο οργανισμό ο οποίος έχει αναλάβει την ευθύνη για την δραστηριότητα της επιχείρησης - οργανισμού κατά την αναδόμηση, πώληση ή την ιδιωτικοποίηση 

- μεταφορά σε μια περιοχή αποθήκευσης που διοικείται για λογαριασμό του οργανισμού από ένα ανεξάρτητο παροχέα με το οποίο έχουν καθοριστεί κατάλληλες συμφωνίες με συμβόλαιο  

- μεταφορά της ευθύνης για τη διαχείριση σ’ ένα κατάλληλο φορέα καθώς η φυσική αποθήκευση μιας εγγραφής διατηρείται από τον οργανισμό που τη δημιούργησε μεταφορά σ’ ένα συστηματικό αρχείο μεταφορά σ’ ένα εξωτερικό φορέα αρχείων Οι ακόλουθες αρχές πρέπει να διέπουν τη φυσική καταστροφή των εγγραφών 

  - Η καταστροφή πρέπει να γίνεται πάντα με άδεια  

- Οι εγγραφές, τα αρχεία που σχετίζονται με εκκρεμότητες ή πραγματικές δίκες ή έρευνα δε πρέπει να καταστρέφονται 

- Η καταστροφή των εγγραφών - αρχείων πρέπει να εφαρμόζεται με ένα τρόπο που να εξασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα κάθε πληροφορίας που περιέχουν οι εγγραφές ή τα αρχεία αυτά 

- Όλα τα αντίγραφα των εγγραφών στα οποία έχει δοθεί άδεια για καταστροφή, περιλαμβανομένων και των αντιγράφων ασφαλείας, και διατήρησης πρέπει να καταστραφούν.  

9.16. ΤΕΚΜΗΡΙΩΝΟΝΤΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ 

Η τεκμηρίωση η οποία περιγράφει τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων και των συστημάτων αρχείων πρέπει να καθορίζει τις νομικές, οργανωτικές και τεχνικές απαιτήσεις. Η εξουσιοδότηση για διαδικασίες διαχείρισης αρχείων, όπως ταξινόμηση, ευρετηρίαση, επισκόπηση και διάθεση των εγγραφών, πρέπει να καθορίζεται με σαφήνεια. Σχετική νομοθεσία, πρότυπα και πολιτικές πρέπει να καταγράφονται, για να καθορίζουν τις απαιτήσεις για πρακτική, επισκόπηση, έλεγχο και δοκιμή των διαδικασιών διαχείρισης αρχείων. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί σε άλλα πληροφοριακά συστήματα και πολιτικές που χρησιμοποιούνται εκτός οργανισμού για να διατηρηθεί η συνεργατική ακεραιότητα του περιβάλλοντος διαχείρισης της πληροφορίας. Όλες οι αποφάσεις επί των οποίων τα αρχεία θα πρέπει να κρατούνται και για πόσο καιρό τα αρχεία πρέπει να διατηρούνται, πρέπει να καταγράφονται σαφώς και να διατηρούνται. Οι αποφάσεις μπορεί να παρουσιάζονται σαν μια εξουσία καταστροφής. Μια επίσημη τεκμηρίωση της ανάλυσης ή άλλης αξιολόγησης που έχει ως αποτέλεσμα τις αποφάσεις διατήρησης αρχείων πρέπει να προετοιμάζονται και να κατατίθενται στα ανώτερα διοικητικά στελέχη για έγκριση.  

Η τεκμηρίωση πρέπει να περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες για τις δραστηριότητες της επιχείρησης - του οργανισμού, και τα αρχεία που προκύπτουν από κάθε δραστηριότητα της επιχείρησης - του οργανισμού, και να καθορίζει τις περιόδους διατήρησης και τις διαδικασίες καταστροφής με σαφήνεια. Γεγονότα που ενεργοποιούν διαδικασίες καταστροφής πρέπει να καθορίζονται με σαφήνεια. Οδηγίες για τη μεταφορά των αρχείων σε άλλες μορφές αποθήκευσης πρέπει να περιλαμβάνονται. Οπουδήποτε χρειάζεται, αυτή η τεκμηρίωση πρέπει να υποβάλλεται σε ένα εξωτερικό εξουσιοδοτημένο οργανισμό, όπως σ’ ένα αρχειακό φορέα, σε οικονομικούς ελεγκτές κ.λ.π. για τη σχετική έγκριση. Ένα αρχείο ενεργειών καταστροφής, αμέσως μόλις εφαρμοστεί, πρέπει να διατηρηθεί. 

  9.17. ΕΠΙΤΗΡΗΣΗ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ 

Πρέπει ανελλιπώς να αναλαμβάνεται μια επιτήρηση της συμμόρφωσης, ώστε να διασφαλιστεί πώς τα πρακτικά και οι διαδικασίες των συστημάτων αρχείων συμβαδίζουν με τις πολιτικές και τις απαιτήσεις του οργανισμού και ανταποκρίνονται στα προσδοκώμενα αποτελέσματα. Τέτοιες επισκοπήσεις πρέπει να εξετάζουν το βαθμό επιτυχίας του οργανισμού και την ικανοποίηση του χρήστη από το σύστημα. Η επιτήρηση και ο οικονομικός έλεγχος ίσως απαιτηθεί να αναληφθούν από φορείς εκτός του οργανισμού. Μετατροπές στα συστήματα αρχείων και στις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων, πρέπει να γίνονται αν αυτά χαρακτηριστούν ως ακατάλληλα ή μη αποτελεσματικά. Η συμμόρφωση των συστημάτων και η επιτήρηση πρέπει να καταγράφονται και οι αναφορές να διατηρούνται.  

9.18. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ  

Ένας οργανισμός ο οποίος επιδιώκει να προσαρμοστεί με αυτό το κομμάτι του προτύπου ISO 15489-1 πρέπει να εγκαταστήσει ένα τρέχων πρόγραμμα εκπαίδευσης για τα αρχεία. Τα προγράμματα εκπαίδευσης, σχετικά με τις απαιτήσεις της διαχείρισης των αρχείων, και οι συγκεκριμένες πολιτικές πρέπει να περιλαμβάνουν τους ρόλους και τις ευθύνες όλων των μελών της διαχείρισης, των εργαζομένων, των συμβαλλόμενων, των εθελοντών και όλων όσων είναι υπεύθυνοι για το σύνολο ή ένα μέρος μιας δραστηριότητας του οργανισμού, οι οποίοι μπορεί να δημιουργούν αρχεία κατά την διάρκεια της εργασίας τους και να τα διατηρούν σε συστήματα αρχείων. Τα προγράμματα εκπαίδευσης και οι συγκεκριμένες πολιτικές πρέπει φυσικά να απευθύνονται σε όλους τους ανωτέρω. Τέλος τα προγράμματα αυτά πρέπει να σχεδιάζονται και να στηρίζονται σε συνεργασία με εξωτερικούς οργανισμούς. Παρακάτω θα δούμε ένα ακόμα σχετικό μεταγενέστερο πρότυπο, το οποίο αφορά κυρίως τα μεταδεδομένα των αρχείων.  

σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.