Πρότυπο ISO 23081-1

Μέρος Ι

ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ ISO 23081-1
 

Στις 15-01-2006 δημοσιεύθηκε το πρότυπο 23081-1, το οποίο αναφέρεται στην Πληροφόρηση και Τεκμηρίωση- Διαδικασίες Διαχείρισης Αρχείων- Μεταδεδομένα για τα Αρχεία, προετοιμάστηκε το 2004 από την Τεχνική Επιτροπή ISO/TC 46, Πληροφόρηση και Τεκμηρίωση, την υποεπιτροπή Sc 11 Διαχείριση Αρχείων/ Φακέλων, σε συνεργασία με την ISO/TC 10, Τεκμηρίωση Τεχνικής Παραγωγής και την ISO/TC 171, Εφαρμογές Διαχείρισης Τεκμηρίων. 

Το πρότυπο 23081 θέτει ένα πλαίσιο για τη δημιουργία, τη διαχείριση και χρήση των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων και εξηγεί τις αρχές που τα ρυθμίζουν. Το πρότυπο 23081 είναι ένας οδηγός για την κατανόηση, την εφαρμογή και τη χρήση των μεταδεδομένων στο πλαίσιο του πρότυπου 15489. Εξετάζει τη σχετικότητα των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων στις επιχειρησιακές διαδικασίες και τους διαφορετικούς ρόλους και τύπους μεταδεδομένων που υποστηρίζουν την επιχείρηση- οργανισμό και τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων. Δεν καθορίζει ένα υποχρεωτικό σύνολο μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων για να εφαρμοστούν, καθώς αυτά τα μεταδεδομένα θα διαφέρουν στις λεπτομέρειες σύμφωνα με τις οργανωτικές ή κάποιες συγκεκριμένες απαιτήσεις.. Εντούτοις, αξιολογεί τα βασικά υπάρχοντα σύνολα μεταδεδομένων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου 15489.

ΣΚΟΠΟΣ

Αυτό το μέρος του προτύπου 23081 καλύπτει τις αρχές που υποστηρίζουν και ρυθμίζουν τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων. Αυτές οι αρχές εφαρμόζονται μέσω του χρόνου στα εξής: 1. Αρχεία και τα μεταδεδομένα τους 2. Όλες τις διαδικασίες που τα επηρεάζουν. 3. Οποιοδήποτε σύστημα στο οποίο υπάρχουν. 4. Οποιοδήποτε οργανισμό που είναι αρμόδιος για τη διαχείρισή τους.

ΟΡΙΣΜΟΙ

Πέρα από τους ορισμούς που δίνονται στο πρότυπο 15489-1 και οι οποίοι ισχύουν και εδώ, δίνονται επιπλέον τρεις όροι και ορισμοί για τους σκοπούς του παρόντος εγγράφου: * Συντελεστής: δηλαδή το άτομο, η ομάδα εργασίας ή οργάνωση που είναι υπεύθυνη ή συμμετέχει στη δημιουργία αρχείων, στην εισαγωγή ή/ και τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων * Προσχέδιο κωδικοποίησης: ελεγχόμενος κατάλογος όλων των αποδεκτών τιμών στη φυσική γλώσσα ή/ και ως μία σειρά κειμένων με κωδικοποιημένη σύνταξη που σχεδιάζεται για επεξεργασία μέσω μηχανών. * Σχήμα: λογικό σχέδιο που παρουσιάζει τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων των μεταδεδομένων, κανονικά με το να θεσπίζει κανόνες για τη χρήση και διαχείριση των μεταδεδομένων συγκεκριμένα όσον αφορά στη σημασιολογία, τη σύνταξη και το επίπεδο υποχρέωσης των τιμών. 

ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ

Η διαχείριση μεταδεδομένων είναι ένα αναπόφευκτο μέρος της διαχείρισης αρχείων, που εξυπηρετεί ποικίλες λειτουργίες και σκοπούς. Σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων, τα μεταδεδομένα ορίζονται ως τα στοιχεία που περιγράφουν το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τη δομή των αρχείων, άλλα και τη διαχείρισή τους μέσω του χρόνου (ISO 15489-1: 2001, 3.12). Υπό αυτήν τη μορφή, τα μεταδεδομένα είναι δομημένες ή ημι-δομημένες πληροφορίες που επιτρέπουν τη δημιουργία, εγγραφή, ταξινόμηση, πρόσβαση, συντήρηση και διάθεση των αρχείων μέσω του χρόνου και διαμέσου των διαφόρων τομέων. Κάθε ένας από αυτούς τους τομείς αντιπροσωπεύει μια περιοχή της διανοητικής ομιλίας και της κοινωνικής ή/ και οργανωτικής δραστηριότητας με μια διακριτική ή περιορισμένη ομάδα ανθρώπων οι οποίοι μοιράζονται κάποιες αξίες και γνώση. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να προσδιορίσουν, να επικυρώσουν και να συσχετίσουν τα αρχεία και τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και τα συστήματα που δημιουργούν, να διαχειριστούν, να διατηρήσουν και να χρησιμοποιήσουν όλα αυτά και τις πολιτικές που τα ρυθμίζουν. 

Αρχικά, τα μεταδεδομένα καθορίζουν το αρχείο στο σημείο εισαγωγής του, προσαρμόζοντας το αρχείο στο επιχειρησιακό πλαίσιό του και καθιερώνοντας έλεγχο διαχείρισης σε αυτό. Κατά τη διάρκεια της ύπαρξης των αρχείων ή των συνόλων τους, νέα στρώματα μεταδεδομένων θα προστεθούν, λόγω των νέων χρήσεων σε άλλα πλαίσια. Αυτό σημαίνει ότι μεταδεδομένα συνεχίζουν να αυξάνονται, με την πάροδο του χρόνου, όπως και οι πληροφορίες οι οποίες σχετίζονται με το πλαίσιο της διαχείρισης αρχείων και οι διαδικασίες της επιχείρησης- οργανισμού στις οποίες τα αρχεία χρησιμοποιούνται και σχετίζονται με τις δομικές αλλαγές στο αρχείο ή την εμφάνισή του. Τα μεταδεδομένα μπορούν να πηγάζουν ή επαναχρησιμοποιούνται από πολλαπλά συστήματα και για πολλαπλούς λόγους. 

Μεταδεδομένα τα οποία εφαρμόζονται σε αρχεία κατά τη διάρκεια της ενεργού ζωής τους μπορούν επίσης να συνεχίσουν να εφαρμόζονται όταν παύουν να απαιτούνται για τους τρέχοντες σκοπούς της επιχείρησης- του οργανισμού αλλά διατηρούνται για την τρέχουσα έρευνα ή άλλες αξίες. Τα μεταδεδομένα εξασφαλίζουν την αυθεντικότητα, την αξιοπιστία, τη χρησιμότητα και την ακεραιότητα με την πάροδο του χρόνου και επιτρέπουν τη διαχείριση και την κατανόηση των πληροφοριακών αντικειμένων, είτε αυτά είναι φυσικά, αναλογικά ή ψηφιακά. Εντούτοις, τα μεταδεδομένα επίσης χρήζουν διαχείρισης. Η διαχείριση των αρχείων περιλάμβανε πάντα τη διαχείριση των μεταδεδομένων. Εντούτοις, το ψηφιακό περιβάλλον απαιτεί μια διαφορετική έκφραση των παραδοσιακών απαιτήσεων και των διαφορετικών μηχανισμών για τον καθορισμό, την εισαγωγή, την απόδοση και τη χρησιμοποίηση των μεταδεδομένων. 

Στο ψηφιακό περιβάλλον, τα ακριβή αρχεία είναι εκείνα τα οποία, συνοδευόμενα από μεταδεδομένα, καθορίζουν τα κρίσιμα χαρακτηριστικά τους. Αυτά τα χαρακτηριστικά πρέπει να τεκμηριωθούν ρητά και όχι να υπονοηθούν, όπως σε μερικές διαδικασίες οι οποίες βασίζονται στο χαρτί. Στο ψηφιακό περιβάλλον, είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί ότι η δημιουργία και η εισαγωγή των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων εφαρμόζονται στα συστήματα τα οποία δημιουργούν, εισάγουν και διαχειρίζονται αρχεία. Αντιθέτως, το ψηφιακό περιβάλλον παρουσιάζει τις νέες ευκαιρίες για τον καθορισμό και τη δημιουργία μεταδεδομένων και εξασφαλίζουν την πλήρη, σύγχρονη εισαγωγή των αρχείων. Αυτά τα αρχεία μπορούν να είναι στοιχεία συναλλαγών ή τα ίδια να αποτελούν συναλλαγές.

ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΩΝ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ

Σκοπός και οφέλη των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων
 

Τα μεταδεδομένα υποστηρίζουν τις διαδικασίες των επιχειρήσεων- οργανισμών και της διαχείρισης αρχείων με το να: * Προστατεύουν τα αρχεία ως στοιχεία και να εξασφαλίζουν τη δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης μέσω του χρόνου * Διευκολύνουν τη δυνατότητα να γίνουν κατανοητά τα αρχεία * Υποστηρίζουν και να εξασφαλίζουν την αποδεικτική αξία των αρχείων. * Βοηθούν να εξασφαλίστει η αυθεντικότητα, η αξιοπιστία και η ακεραιότητα των αρχείων. * Υποστηρίζουν και διαχειρίζονται τη πρόσβαση, τη μυστικότητα και τα δικαιώματα * Ενισχύουν την αποδοτική ανάκτηση * Ενισχύουν στρατηγικές διαλειτουργικότητας διευκολύνοντας την επιτακτική εισαγωγή των αρχείων που δημιουργούνται σε διαφορετικά τεχνικά και επιχειρησιακά περιβάλλοντα αλλά και την δυνατότητα υποστήριξής τους για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται. * Παρέχουν λογικές συνδέσεις μεταξύ των αρχείων και του πλαισίου της δημιουργίας τους, και να τις διατηρούν με ένα δομημένο, αξιόπιστο και σημαντικό τρόπο. * Ενισχύουν τον προσδιορισμό του τεχνολογικού περιβάλλοντος στο οποίο τα ψηφιακά αρχεία δημιουργήθηκαν, και τη διαχείριση του τεχνολογικού περιβάλλοντος στο οποίο διατηρούνται προκειμένου αυτά τα αυθεντικά αρχεία να μπορούν να αναπαραχθούν για όσο χρονικό διάστημα αυτό απαιτείται. * Υποστηρίζουν την αποτελεσματική και επιτυχή μετανάστευση των αρχείων από μια πλατφόρμα περιβάλλοντος ή υπολογιστών σε άλλη ή οποιαδήποτε άλλη στρατηγική συντήρησης. 

Μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων τα οποία πρέπει να εφαρμόζονται σε έναν οργανισμό

Οι οργανισμοί πρέπει να παίρνουν αποφάσεις για τις οποίες οι απαιτήσεις των μεταδεδομένων σκιαγραφούνται στις τεχνικές Προδιαγραφές και είναι απαραίτητες για κάθε ένα ή όλα τα συστήματα του οργανισμού. Αυτές οι αποφάσεις θα εξαρτηθούν από: o Τις ανάγκες της επιχείρησης - του οργανισμού το ρυθμιστικό περιβάλλον o Τους κινδύνους που επηρεάζουν τις λειτουργίες της επιχείρησης - του οργανισμού. Η αξιολόγηση αυτή μπορεί να καθορίζει τους τύπους των μεταδεδομένων που θα χρειαστεί να εφαρμοστούν σε διαφορετικές περιοχές - τομείς του οργανισμού, ανάλογα με τους κινδύνους ή τις ανάγκες των εργασιών. 

Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων αποτελούνται από: * Μεταδεδομένα που τεκμηριώνουν το επιχειρησιακό πλαίσιο στο οποίο δημιουργούνται τα αρχεία, όπως επίσης και το περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνιση εκείνων των αρχείων και * Μεταδεδομένα τα οποία τεκμηριώνουν τη διαχείριση αρχείων και τις διαδικασίες της επιχείρησης- οργανισμού στις οποίες τα αρχεία συνεχίζουν να χρησιμοποιούνται, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε αλλαγών στο περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνιση.

Τα μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου
 

Τα μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου περιλαμβάνουν τις πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο της δημιουργίας αρχείων, το πλαίσιο της επιχείρησης - οργανισμού, τους ανθρώπους οι οποίοι σχετίζονται και μεταδεδομένα για το περιεχόμενο, την εμφάνιση, τη δομή και τις τεχνικές ιδιότητες των ίδιων των αρχείων. Επιτρέπουν στα αρχεία να χρησιμοποιηθούν σε μία εφαρμογή ή σε ένα σύστημα πληροφοριών και να τα κάνουν αναγνώσιμα, χρησιμοποιήσιμα και κατανοητά. Το πλαίσιο των αρχείων περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες της επιχείρησης - οργανισμού, όπου αυτά δημιουργούνται. Αυτά τα μεταδεδομένα θα επιτρέψουν στους χρήστες να καταλάβουν την αξιοπιστία της εξουσιοδοτημένης δημιουργίας αρχείων, το περιβάλλον στο οποίο τα αρχεία δημιουργήθηκαν, το σκοπό ή τη δραστηριότητα της επιχείρησης - οργανισμού και τις σχέσεις τους με άλλα αρχεία ή σύνολα. 

Τα μεταδεδομένα τα οποία τεκμηριώνουν το επιχειρησιακό πλαίσιο πρέπει να είναι ένα αναπόσπαστο τμήμα των αρχείων που παράγονται από το δημιουργό αρχείων και είναι ανάγκη να καταγράφονται την ίδια στιγμή που τα αρχεία εισάγονται στο σύστημα αρχείων. Η δομή ενός αρχείου αποτελείται από: * Τη φυσική ή την τεχνική του δομή του. * Τη λογική δομή του, δηλ. τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων που περιέχονται στο αρχείο. Αυτές οι απόψεις είναι τόσο σημαντικές όσο το ίδιο το περιεχόμενο. Τα μεταδεδομένα για τις τεχνικές απόψεις πρέπει να περιγράφουν το σύστημα με το οποίο τα αρχεία δημιουργούνται, και τα τεχνικά χαρακτηριστικά των ψηφιακών συστατικών από το οποία αποτελούνται.

Τα μεταδεδομένα μετά από το σημείο εισαγωγής του αρχείου

Όλες οι διαδικασίες διαχείρισης αρχείων που εκτελούνται επάνω σε ένα αρχείο, ή σε μια ομάδα ή ένα σύνολο αρχείων, πρέπει να είναι τεκμηριωμένες. Προκειμένου να συντηρηθούν τα αρχεία και να εγγυηθούν η αυθεντικότητα, η αξιοπιστία, η δυνατότητα χρησιμοποίησης και η ακεραιότητά τους με την πάροδο του χρόνου, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν μεταδεδομένα τα οποία διευκολύνουν την ώθηση ή την τεκμηρίωση αυτών των διαδικασιών διαχείρισης αρχείων το οποίο εδώ αποκαλείται ως «διαδικασίες μεταδεδομένων». Αυτά τα μεταδεδομένα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες για τις διαδικασίες διαχείρισης που υπήρχαν ή θα εφαρμοστούν σε κάθε αρχείο. Το επίπεδο της λεπτομέρειας για τις διαδικασίες διαχείρισης τεκμηρίωσης αρχείων θα ποικίλει σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ανάγκες διαχείρισης. Τα μεταδεδομένα για τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων μπορούν να εφαρμοστούν σε όλη την ύπαρξη του αρχείου. 

Οι διαδικασίες διαχείρισης αρχείων επίσης δημιουργούν και χρησιμοποιούν τα τεχνικά μεταδεδομένα για την απόδοση και αναπαραγωγή από τα ψηφιακά αρχεία, τα οποία πρέπει να καταγραφούν. Επιπλέον, οποιεσδήποτε αλλαγές στο περιεχόμενο των αρχείων, το πλαίσιο και τη δομή που προκαλούνται από τις δραστηριότητες διαχείρισης πρέπει να τεκμηριωθούν. Όλα τα μεταδεδομένα σχετικά με το αρχείο αλλά και εκείνα που αυξάνουν κατά τη διαχείριση και χρήση του διαμορφώνουν επίσης ένα αρχείο: το αρχείο μεταδεδομένων που πρέπει επίσης να ρυθμιστεί. Είναι ουσιαστικό να διατηρηθεί αυτό το αρχείο μεταδεδομένων τουλάχιστον για όσο καιρό υπάρχει το αρχικό αρχείο. Στην περίπτωση της διάθεσης των αρχείων, είτε από τη μεταφορά της επιτήρησης είτε της ιδιοκτησίας, ή από την καταστροφή, μερικά μεταδεδομένα για αυτά μπορούν ακόμα να απαιτηθούν για να εξηγήσουν την ύπαρξή, τη διαχείριση και τη διάθεση τους.  

σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.