Πρότυπο ISO 15489-1

Μέρος Ι Στις 15-09-2001 ο Διεθνής Οργανισμός Προτυποποίησης (ISO) παρήγαγε το πρότυπο 15489-1, το οποίο αναφέρεται στην Πληροφορία και Τεκμηρίωση- Διαχείριση Αρχείων. Στόχος του προτύπου είναι η εξασφάλιση της πρέπουσας προσοχής και προστασίας σε όλα τα αρχεία, αλλά και του πώς τα στοιχεία και οι πληροφορίες που περιέχονται σ αυτά μπορούν να ανακληθούν αποτελεσματικά. Με λίγα λόγια σκοπός του προτύπου είναι να διασφαλίσει τις κατάλληλες συνθήκες δημιουργίας, αποθήκεύσης και διαχείρισης των αρχείων. Αυτό το πρότυπο: - αναφέρεται στη διαχείριση των αρχείων, σε κάθε μορφή ή μέσο - παρέχει καθοδήγηση στο καθορισμό των αρμοδιοτήτων των οργανισμών - παρέχει καθοδήγηση στη διαχείριση των αρχείων για τη δημιουργία ενός σκελετού ποιότητας - παρέχει καθοδήγηση στο σχεδιασμό και την εφαρμογή ενός συστήματος αρχείων - δεν περιλαμβάνει όμως τη διαχείριση των αρχειακών εγγραφών εντός των αρχειακών ιδρυμάτων.  

Ας δούμε όμως κάποιες βασικές έννοιες όπως αυτές αποδίδονται μέσα στο πρότυπο. Σε πολλά σημεία οι έννοιες εγγραφή και αρχείο χρησιμοποιούνται ως η ίδια έννοια καθώς είναι δύσκολος ο διαχωρισμός τους. Ταξινόμηση: ο συστηματικός καθορισμός και τακτοποίηση επαγγελματικών δραστηριοτήτων σε κατηγορίες σύμφωνα με λογικά δομημένους κανόνες, μεθόδους και διαδικαστικούς νόμους οι οποίοι αντιπροσωπεύονται σε ένα ταξινομικό σύστημα.
 
Μεταδεδομένα: δεδομένα που περιγράφουν το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τη δομή των αρχείων, αλλά και τη διαχείριση τους διαμέσου του χρόνου. Αρχεία (εγγραφές): πληροφορία που δημιουργείται, λαμβάνεται και διατηρείται σαν στοιχείο. Πληροφορίες από έναν οργανισμό ή πρόσωπο σε εφαρμογή νόμιμων υποχρεώσεων ή κατά τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Διαχείριση αρχείων: αποτελεσματικός και συστηματικός έλεγχος της δημιουργίας, παραλαβής, διατήρησης, χρήσης και διάθεσης των αρχείων. Σύστημα αρχείων: πληροφοριακό σύστημα το οποίο συλλαμβάνει, διαχειρίζεται και παρέχει πρόσβαση στα αρχεία διαμέσου του χρόνου.  

9.1. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ

Η διαχείριση αρχείων αφορά τόσο τους διαχειριστές όσο και τους παραγωγούς των αρχείων. Σε έναν οργανισμό η διαχείριση αρχείων περιλαμβάνει:
- καθορισμός πολιτικών και προτύπων - ορισμός αρμοδιοτήτων και εγκρίσεων  
- δημιουργία και διάδοση διαδικασιών και οδηγιών  
- προώθηση μιας σειράς εργασιών σχετικών με τη διαχείριση και τη χρήση των αρχείων - σχεδιασμός, εφαρμογή και διοίκηση εξειδικευμένων συστημάτων για τη διαχείριση αρχείων
- ενσωμάτωση διαχείρισης εγγραφών σε συστήματα και διαδικασίες επιχειρήσεων Μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση των αρχείων είναι σημαντική για τους οργανισμούς αλλά και τη κοινωνία, για να προστατεύει και να διατηρεί τα αρχεία ως στοιχεία πράξεων. 

Τα αρχεία εγγραφών δίνουν στους οργανισμούς τη δυνατότητα να:  
- επικοινωνούν με τις επιχειρήσεις με ένα μεθοδικό, αποτελεσματικό και υπολογίσιμο τρόπο
- παραδίδουν υπηρεσίες με ένα σταθερό και δίκαιο τρόπο  
- υποστηρίζουν και να σχηματίζουν πολιτική τεκμηρίωσης και λήψης διαχειριστικών αποφάσεων 
  - παρέχουν σταθερότητα, συνοχή και παραγωγικότητα στη διαχείριση και διοίκηση  
- διευκολύνουν την αποτελεσματική εκτέλεση των δραστηριοτήτων σε έναν οργανισμό  
- παρέχουν συνοχή σε περίπτωση καταστροφής
- αντιμετωπίζουν νομοθετικές και ρυθμιστικές απαιτήσεις  
- παρέχουν προστασία και υποστήριξη σε δίκες
- προστατεύουν τα ενδιαφέροντα του οργανισμού και τα δικαιώματα των εργαζομένων, των πελατών  
- υποστηρίζουν και να τεκμηριώνουν δραστηριότητες παρούσας και μελλοντικής έρευνας και ανάπτυξης
- παρέχουν απόδειξη επιχειρησιακής, προσωπικής και πολιτιστικής δραστηριότητας και ταυτότητας
- διατηρούν τη συνεργατική, προσωπική και συλλογική μνήμη. Ένας οργανισμός πρέπει να καθορίσει, να τεκμηριώσει, να διατηρήσει και να διαδώσει τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τις πρακτικές για τη διαχείριση των αρχείων ώστε να διασφαλίσει πως η επιχείρηση χρήζει αποδείξεων, ευθύνης και πληροφόρησης για να αντιμετωπίσει τις δραστηριότητες που προκύπτουν.

Αυτό που πρέπει να ξεκαθαριστεί είναι το ποιος θα έχει την ευθύνη να αναλάβει τις απαραίτητες ενέργειες. Οι αρμοδιότητες αυτές πρέπει να γνωστοποιηθούν σε όλους τους εργαζόμενους του οργανισμού, μεταξύ των οποίων οι διαχειριστές αρχείων, επαγγελματίες σχετικοί με την πληροφόρηση, στελέχη, διοικητές μονάδων, διευθυντές συστημάτων και όσοι παράγουν εγγραφές και αρχεία ως μέρος της δουλειάς τους.  

Τέτοιες αρμοδιότητες πρέπει να περιλαμβάνουν δηλώσεις όπως οι ακόλουθες:  
- Οι επαγγελματίες διαχείρισης αρχείων είναι υπεύθυνοι για κάθε πλευρά της διαχείρισης αρχείων, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού, της εφαρμογής και διατήρησης των συστημάτων αρχείων και των λειτουργιών τους, αλλά και για τους εκπαιδευόμενους χρήστες καθώς επηρεάζουν τις ατομικές πρακτικές.
- Τα στελέχη είναι υπεύθυνα για την υποστήριξη των εφαρμογών στις πολιτικές διαχείρισης αρχείων σε έναν οργανισμό.
- Οι διαχειριστές των συστημάτων είναι υπεύθυνοι να εξασφαλίζουν πως όλη η τεκμηρίωση είναι σωστή, διαθέσιμη και ευδιάκριτη στο προσωπικό όταν αναζητείται.
- Όλοι οι εργαζόμενοι είναι υπεύθυνοι και υπόλογοι για να διατηρήσουν σωστά και πλήρη τα αρχεία για τις δραστηριότητες τους.  

9.2. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ-ΑΡΧΕΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ 

 Οι βασικές απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιεί ένα πρόγραμμα διαχείρισης αρχείων είναι:
- Καθορισμός των αρχείων που πρέπει να δημιουργηθούν σε κάθε διαδικασία της επιχείρησης, και ποια πληροφόρηση πρέπει να περιλαμβάνεται στα αρχεία.  
- Λήψη απόφασης για τη δομή και τη μορφή των αρχείων και ποιες τεχνολογίες θα χρησιμοποιηθούν.
- Καθορισμός μεταδεδομένων για κάθε εγγραφή και τις διαδικασίες και πως αυτά τα μεταδεδομένα θα συνδέονται και θα διαχειρίζονται. - Καθορισμός απαιτήσεων για ανάκληση, χρήση και μεταφορά αρχείων μεταξύ των επιχειρήσεων και άλλων χρηστών και για πόσο καιρό χρειάζονται να διατηρούνται για να ικανοποιήσουν αυτές τις απαιτήσεις.
- Λήψη απόφασης για το πώς θα οργανωθούν τα αρχεία ώστε να υποστηρίξουν τις απαιτήσεις χρήσης.
- Αποτίμηση των κινδύνων που θα επέλθουν μετά από αποτυχία ύπαρξης αξιόπιστων εγγραφών δραστηριότητας.
- Διατήρηση και προσβασιμότητα αρχείων διαμέσου του χρόνου, προκειμένου να αντιμετωπιστούν οι απαιτήσεις της επιχείρησης, αλλά και τις προσμονές της κοινότητας.
- Συμμόρφωση με τις νομικές και ρυθμισμένες απαιτήσεις, εφαρμοσμένα πρότυπα και οργανωσιακές πολιτικές
- Διαβεβαίωση διατήρησης των αρχείων σε ασφαλές περιβάλλον και μόνο για όσο κρίνονται χρήσιμα
- Ταυτοποίηση και αξιολόγηση ευκαιριών για βελτίωση της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας ή της ποιότητας των διαδικασιών, των αποφάσεων και των πράξεων που μπορούν να καταλήξουν σε καλύτερη δημιουργία ή διαχείριση αρχείων. συνεχίζεται...... 

σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.