Μέρος ΙΙ ΡΟΛΟΙ ΚΑΙ ΕΥΘΥΝΕΣ Συγκεκριμένα καθήκοντα, η ευθύνη και η υπευθυνότητα για τη διαχείριση των μεταδεδομένων πρέπει να ορίζονται σε ένα πρόσωπο με τις αρμόδιες αρχές μέσα στον οργανισμό και πρέπει να απεικονίζονται στις περιγραφές εργασίας, τις πολιτικές και άλλες παρόμοιες δηλώσεις. Τέτοιες ευθύνες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
> Οι επαγγελματίες διαχείρισης αρχείων είναι αρμόδιοι για την αξιοπιστία, την αυθεντικότητα, τη δυνατότητα χρησιμοποίησης και την ακεραιότητα των μεταδεδομένων τα οποία συνδέονται με τα αρχεία, και για την εκπαίδευση των χρηστών στην εισαγωγή, τη διαχείριση και τη χρησιμοποίηση των μεταδεδομένων. Οι επαγγελματίες διαχείρισης αρχείων συμμετέχουν στον καθορισμό των απαιτήσεων των μεταδεδομένων, αναπτύσσουν τις σχετικές πολιτικές και στρατηγικές, και ελέγχουν τη διαδικασία της δημιουργίας μεταδεδομένων.
> Όλοι οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι και υπόλογοι για την διασφάλιση της ακρίβειας και της πληρότητας των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων για τα οποία είναι αρμόδιοι.
> Οι ανώτεροι υπάλληλοι είναι αρμόδιοι για την διασφάλιση ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι σε ισχύ έτσι ώστε πελάτες, ελεγκτές, τα δικαστήρια, και άλλοι εξουσιοδοτημένοι χρήστες να μπορούν να στηριχθούν στις πληροφορίες που παράγει ο οργανισμός. Επίσης είναι αρμόδιοι να υποστηρίζουν τη χρήση των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων και των σχετικών πολιτικών μέσα στον οργανισμό.
> Το προσωπικό τεχνολογίας πληροφοριών είναι αρμόδιο για την αξιοπιστία, τη δυνατότητα χρησιμοποίησης και την ακεραιότητα των συστημάτων τα οποία χρησιμοποιούνται για να εισαχθούν και να διατηρηθούν τα μεταδεδομένα. Είναι αρμόδιοι να διασφαλίσουν ότι όλα τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων συνδέονται με τα σχετικά αρχεία και ότι αυτές οι συνδέσεις διατηρούνται. Τα επιμορφωτικά προγράμματα πρέπει να υποστηρίξουν την απόδοση αυτών των ευθυνών. Οι διαδικασίες λογιστικού ελέγχου πρέπει να ελέγξουν την απόδοσή τους.
ΤΑ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΑΛΛΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Τα μεταδεδομένα μπορούν να δημιουργηθούν, να εισαχθούν και να χρησιμοποιηθούν για έναν μοναδικό, συγκεκριμένο σκοπό ή για πολλαπλούς σκοπούς της επιχείρησης - οργανισμού. Αυτοί οι σκοποί μπορούν να περιλάβουν το η-επιχειρείν, συντήρηση, περιγραφή των πόρων, εξερεύνηση των πόρων και διαχείριση δικαιωμάτων. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να μοιραστούν για όλους αυτούς τους σκοπούς. Για παράδειγμα, μεταδεδομένα στο σημείο εισαγωγής του αρχείου μπορεί να κληρονομήσουν και να επεκτείνουν την περιγραφή των πόρων και μπορεί να χρησιμοποιηθούν για την εξερεύνηση των πηγών. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων μπορούν να κληρονομηθούν ή να εξαχθούν από τη ροή της εργασίας των συστημάτων, το τυποποιημένο λογισμικό γραφείων, τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα επιχειρησιακά συστήματα. Ούτε τα μεταδεδομένα του σημείο της εισαγωγής του αρχείου, ούτε τα μεταδεδομένα για τη διαχείριση αρχείων μπορούν να υπάρξουν μέσα σε απομόνωση. Είναι επομένως αρμόζον και απαραίτητο να εξεταστεί η δημιουργία και η εισαγωγή των μεταδεδομένων για τη διαχείριση των αρχείων μέσα σε αυτό το ευρύτερο πλαίσιο ώστε να εξασφαλίσει ότι οι κατάλληλες συνδέσεις και οι σχέσεις είναι καθιερωμένες και τα μεταδεδομένα ούτε αναπαράγονται ούτε παράγονται χωρίς να χρειάζεται.
Μεταδεδομένα για το η-επιχειρείν
Τα μεταδεδομένα βοηθούν στο να είναι εφικτά το η-επιχειρείν, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού εμπορίου και της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
Μεταδεδομένα για τη συντήρηση
Η συντήρηση των πληροφοριών, ειδικά των ψηφιακών πληροφοριών, για τη συνεχή πρόσβαση αποτελεί το ενδιαφέρον της διαχείρισης των αρχείων, όπως και των κοινοτήτων βιβλιοθηκών και αρχείων. Η τεχνολογία πληροφοριών είναι σχετικά πτητική στη σύγκριση με την τεχνολογία τύπωσης σε χαρτί.
Τα τεχνικά μεταδεδομένα απαιτούνται για να αντιμετωπίσουν την πρόκληση της συνεχούς μεταβαλλόμενης τεχνολογίας. Πρόσθετα μεταδεδομένα δόμησης και αποθήκευσης και μερικά μεταδεδομένα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης των αρχείων απαιτούνται για να υποστηρίξουν τη συντήρηση. Αυτό περιλαμβάνει μεταδεδομένα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων συμπεριλαμβανομένων της πρόσβασης και ασφάλειας, μετανάστευσης, μετατροπής και μεταφοράς δραστηριοτήτων για να εξασφαλίσουν όχι μόνο τη δυνατότητα πρόσβασης των αρχείων μέσω του χρόνου, αλλά ακόμα και τη συνεχή αυθεντικότητά τους, αξιοπιστία, δυνατότητα χρησιμοποίησης και ακεραιότητα.
Μεταδεδομένα για την περιγραφή των πόρων
Μια από τις βασικές χρήσεις των μεταδεδομένων είναι για την περιγραφή των πόρων. Αυτοί οι πόροι μπορεί να είναι βιβλία, περιοδικά, βίντεο, έγγραφα, εικόνες και χειροποίητα αντικείμενα. Περιλαμβάνουν επίσης τα αρχεία τα οποία μεταφέρονται στην αρχειακή επιτήρηση. Τα μεταδεδομένα απαιτούνται για να προσδιορίσουν τον πόρο και μπορούν να περιλάβουν τον τίτλο, το δημιουργό, την ημερομηνία, κάποιο μοναδικό προσδιοριστικό, τη σχέση σε άλλους πόρους (π.χ. μέσα στην ίδια σειρά) και την έκταση του (π.χ. μέγεθος ή μήκος). Μερικά από αυτά τα στοιχεία των μεταδεδομένων χρησιμοποιούνται επίσης σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων. Είναι παρόμοια με, και μπορούν να επικαλυφθούν με, τα στοιχεία των αρχικών μεταδεδομένων στο σημείο εισαγωγής του αρχείου τεκμηριώνοντας το περιεχόμενο ενός αρχείου.
Εντούτοις, τα περιγραφικά μεταδεδομένα για τη διαχείριση αρχείων και οι αρχειακοί σκοποί είναι γενικά ευρύτεροι από τα τυποποιημένα μεταδεδομένα περιγραφής πόρου και μπορούν να περιλάβουν άλλα στοιχεία όπως, παραδείγματος χάριν, μεταδεδομένα βασισμένα στα συμφραζόμενα. Η αρχειακή διαχείριση, συμπεριλαμβανομένης της αρχειακής περιγραφής, είναι μία συμπληρωματική και συνεχής δραστηριότητα για εκείνα τα αρχεία τα οποία προσδιορίζονται όπως έχουν αρχειακή αξία. Επομένως συνίσταται μια λειτουργία η οποία θα επιτρέψει τη μετανάστευση των μεταδεδομένων μεταξύ των συστημάτων αρχείων διαφόρων οργανισμών καθώς και των συστημάτων αρχειακού ελέγχου.
Μεταδεδομένα για την έρευνα στις πηγές
Τα μεταδεδομένα για την έρευνα των πηγών, όπως για παράδειγμα ανάκτηση πληροφοριών, επικαλύπτονται και επεκτείνονται πέρα από τα περιγραφικά μεταδεδομένα. Οι επιχειρησιακές μονάδες, οι διαχειριστές γνώσης, οι βιβλιοθηκονόμοι και το κοινό, όλοι εξαρτώνται από τα μεταδεδομένα για να ανακτήσουν τις πληροφορίες. Τα μεταδεδομένα ευρετηρίασης, ταξινόμησης και θέσης είναι παραδείγματα που υποστηρίζουν την εξερεύνηση των πόρων. Τέτοια μεταδεδομένα υποστηρίζουν επίσης τους στόχους διαχείρισης αρχείων για να διευκολύνουν την εξερεύνηση των αρχειακών πόρων. Σε ένα πλαίσιο διαχείρισης αρχείων, αυτά τα μεταδεδομένα πρωτίστως συσχετίζονται με τα μεταδεδομένα δυνατότητας πρόσβασης.
Μεταδεδομένα για τη διαχείριση δικαιωμάτων
Η διαχείριση δικαιωμάτων μπορεί να θεωρηθεί ένας ιδιαίτερος τύπος ή μια πτυχή του η-επιχειρείν, δεδομένου ότι ασχολείται πέρα από τη διαχείριση των δικαιωμάτων και με τη χρήση των πηγών πληροφοριών ενός συντελεστή. Καλύπτει την περιγραφή, την αξιολόγηση, τις εμπορικές συναλλαγές, τον έλεγχο και την ανίχνευση εκείνων των μεταδεδομένων δικαιωμάτων και απαιτήσεων που περιγράφουν τις τρεις βασικές οντότητες που περιλαμβάνονται στη χρήση των πηγών πληροφοριών. Αυτές οι τρεις οντότητες είναι τα μέρη τα οποία εμπλέκονται (π.χ. δημιουργός, εκδότης και καταναλωτής), το περιεχόμενο σε όλες τις μορφές του, και τα ίδια τα δικαιώματα (π.χ. άδειες, περιορισμοί και ανταμοιβές για τη χρήση).
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Μπορούν να διακριθούν δύο τομείς της διαχείρισης μεταδεδομένων: * Το να δημιουργείς, εισάγεις και διαχειρίζεσαι τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων * Το να δημιουργείς, εφαρμόζεις, διατηρείς και διαχειρίζεσαι τους κανόνες που διέπουν αυτές τις διαδικασίες και τις δομές που τις εξυπηρετούν, όπως οι Ορισμοί Τύπων Εγγράφων (DTDs), τα σχήματα ή τα λεξικά δεδομένων. Επίπεδα εφαρμογής των μεταδεδομένων Τα μεταδεδομένα που περιγράφονται σε αυτήν την πρόταση μπορούν να εφαρμοστούν σε διαφορετικά επίπεδα, όπως ==> Μεμονωμένα αρχεία. ==> Ομάδες ή σύνολα αρχείων ==> Ολόκληρα συστήματα αρχείων. ανάλογα με τις οργανωτικές ανάγκες και τις απαιτήσεις. Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν για να εισάγουν μεταδεδομένα σε οποιαδήποτε επίπεδα ταιριάζουν οργανωτικά. Πρέπει να σημειωθεί ότι, ενώ ορισμένες μορφές μεταδεδομένων, όπως ένας τίτλος, μπορεί να πρέπει να εφαρμοστούν σε κάθε αρχείο ενός συστήματος, άλλα μεταδεδομένα μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα ευρύτερο επίπεδο συνόλου από το μεμονωμένο αρχείο.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Η διαχείριση των μεταδεδομένων συνεπάγεται τις ίδιες διαδικασίες όπως περιγράφονται στο πρότυπο 15489-1: 2001, πρόταση 9: δημιουργία, εισαγωγή, αποθήκευση, περιγραφή, συντήρηση, πρόσβαση, καθορισμός των πολιτικών, των στρατηγικών και των μεθόδων. Καθορισμός των πολιτικών και των μεθόδων Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να καθορίσουν και να τεκμηριώσουν τις πολιτικές και τους κανόνες για τη διαχείριση των μεταδεδομένων και πρέπει να αρθρώσουν τις απαιτήσεις για τις δομές των μεταδεδομένων σύμφωνα με τις επιχειρησιακές απαιτήσεις τους. Αυτές οι πολιτικές και οι κανόνες καλύπτουν ζητήματα όπως η απόδοση των ευθυνών, ποια μεταδεδομένα πρέπει να δημιουργηθούν και εισαχθούν, πότε και από ποιες πηγές, ποιες δομές μεταδεδομένων θα ισχύσουν, και ποια πρότυπα και τι συστήματα υποστήριξης πρέπει να χρησιμοποιηθούν. Δημιουργία και διατήρηση των μεταδεδομένων Οι διευθυντές αρχείων πρέπει να προσδιορίσουν ποια μεταδεδομένα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν κατά τη δημιουργία και διατήρηση των αρχείων.
Η διαδικασία της δημιουργίας μεταδεδομένων κατά την διάρκεια της δημιουργίας αρχείων πρέπει να ελεγχθεί και να τεκμηριωθεί. Τα μεταδεδομένα σχετικά με τη δημιουργία ή τα μεταδεδομένα τροποποίησης για ένα αρχείο πρέπει επίσης να καθοριστούν και να διατηρηθούν. Αυτά θα υποστηρίξουν κατάλληλα και με συνέπεια την τεκμηρίωση των αλλαγών στο αρχείο μεταδεδομένων. Δημιουργώντας και διατηρώντας τις δομές για τη διαχείριση των μεταδεδομένων Οι δομές για τη εισαγωγή, την αποθήκευση και τη διαχείριση των μεταδεδομένων πρέπει να αναπτυχθούν και να καθοριστούν για να απεικονίσουν τις απαιτήσεις των αρχείων και της διαχείρισης αρχείων. Οι σχέσεις μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων, και μεταξύ αυτών και των αντικειμένων πληροφοριών τις οποίες περιγράφουν πρέπει να είναι σταθερές. Αυτές οι σχέσεις πρέπει να διατηρηθούν σωστά και σταθερά με την πάροδο του χρόνου με ιδιαίτερη προσοχή που δίνεται στις αλλαγές που προκαλούνται μέσω της μετανάστευσης, της μετατροπής και άλλων μέτρων συντήρησης. Καθορισμός για το πότε και πώς πρέπει να εισαχθούν τα μεταδεδομένα
Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να προσδιορίσουν ποια μεταδεδομένα θα εισαχθούν, πότε για να τα εισάγουν, και από ποιες πηγές. Μέρος αυτής της δραστηριότητας είναι επίσης να καθοριστεί πώς πρέπει να εισάγονται τα μεταδεδομένα (με το χέρι ή αυτόματα). Τεκμηρίωση και επιβολή των τυποποιημένων ορισμών
Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να τεκμηριώσουν τους κανόνες και τις πολιτικές για τη συνεπή χρήση των προτύπων του περιεχομένου, τις δομές, τους όρους και άλλα σχετικά ζητήματα. Πρέπει να εξασφαλίσουν ότι εκείνες οι δομές, οι όροι, οι περιγραφές οντοτήτων, και οι ιδιότητες των μεταδεδομένων χρησιμοποιούνται με έναν συνεπή τρόπο. Αποθήκευση των μεταδεδομένων
Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να αποφασίσουν επάνω στον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αποθηκευτούν τα μεταδεδομένα. Τέτοιες αποφάσεις πρέπει να ληφθούν σε συνάρτηση με τον σταθερό σύνδεσμο μεταξύ των μεταδεδομένων και των αντικειμένων στα οποία αφορούν ή ανήκουν. Τα μεταδεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν και μαζί με τα αρχεία ή χωριστά σε μια βάση δεδομένων, ή και τα δύο. Διαχειριστικά κριτήρια, όπως οι δαπάνες και η απόδοση, μπορεί να έχουν επιπτώσεις στις αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα αποθηκευτούν τα μεταδεδομένα.
Περιγραφή
Η διαδικασία διαχείρισης μεταδεδομένων βρίσκεται σε εξέλιξη για όσο χρονικό διάστημα υπάρχουν τα αρχεία και τα σχετικά σύνολά τους. Για να παραμείνουν σημαντικά, αξιόπιστα και χρησιμοποιήσιμα τα αρχεία, είναι απαραίτητο να προστεθούν νέα μεταδεδομένα όπου είναι απαραίτητο. Αυτό πρέπει να γίνει μέσω του χρόνου και στις περιοχές, παραδείγματος χάριν, όταν ρόλοι ενός οργανισμού και τα σχετικά μέρη του συστήματος αρχείων μεταφέρονται σε άλλο. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την προσαρμογή λαμβάνοντας τον οργανισμό από τις υπάρχουσες δομές μεταδεδομένων. Οι οργανισμοί πρέπει να καθορίσουν τις διαδικασίες και τις πολιτικές για την τεκμηρίωση αυτών των αλλαγών. Τα μεταδεδομένα πρέπει να παρέχουν αρκετές πληροφορίες για τα αρχεία ώστε να τα κάνουν κατανοητά και προσιτά στην ενδιαφερόμενη κοινότητα. Εν καιρώ, το αρχικό περιβάλλον θα αλλάξει ή θα εξαφανιστεί και η διανοητική ομιλία και η γνώση θα εξελιχθεί.
Αυτοί οι τύποι αλλαγών απαιτούν τη μετάφραση του αρχικού πλαισίου της δημιουργίας των αρχείων στο καινούριο περιβάλλον. Αυτό, επίσης, θα γίνει μέσω των μεταδεδομένων. Με την πάροδο του χρόνου, αυτή η δραστηριότητα θα αναληφθεί από άτομα τα οποία δεν ήταν παρόντα στο σημείο της δημιουργίας. Πρόσβαση στα μεταδεδομένα Η πρόσβαση στα μεταδεδομένα πρέπει να περιοριστεί στα εξουσιοδοτημένα άτομα και να ρυθμιστεί με τις εγκεκριμένες πολιτικές και κανόνες. Ένα ταξινομικό σχήμα ασφάλειας και πρόσβασης πρέπει να είναι σε ισχύ.
Οι συντελεστές πρέπει επίσης να καθορίσουν μια πολιτική και τους κανόνες για διαλειτουργικότητα των μεταδεδομένων διαχείρισης αρχείων προκειμένου να διευκολυνθούν η ανταλλαγή και η ανάκτηση των αρχείων στα συστήματα πληροφοριών, τους οργανισμούς ή τις αρμοδιότητες. Πρέπει να υπάρξει ένας μηχανισμός για να ακολουθήσει και να τεκμηριώσει την πρόσβαση ή τη χρήση, καθώς και οποιεσδήποτε αλλαγές ή προσθήκες που γίνονται στα μεταδεδομένα.
Συντήρηση των μεταδεδομένων
Διαδικασίες και μέθοδοι
Διάφορες μέθοδοι και τεχνικές είναι διαθέσιμες για να οργανώσουν και να διατηρήσουν τα μεταδεδομένα και τις δομές μεταδεδομένων. Παραδείγματα συμπεριλαμβανόμενων των λεξικών δεδομένων περιέχουν τις περιγραφές των οντοτήτων, των τύπων δεδομένων και των σχέσεων μεταξύ τους, αλλά και XML για να περιγράψουν ρητά τις δομές των ψηφιακών αντικειμένων. Οι διαδικασίες που περιλαμβάνονται στη συντήρηση είναι: * Έλεγχος για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων στη διατήρηση των μεταδεδομένων. * Μέτρα ασφάλειας τα οποία ελέγχουν την πρόσβαση στα μεταδεδομένα, όπως οι κανόνες έγκρισης μεταξύ των ατόμων ή των συστημάτων και οι οντότητες ή τα αντικείμενα στα οποία έχουν πρόσβαση. Αυτοί περιλαμβάνουν το προσωπικό το οποίο έχει δικαίωμα να μεταβάλλει τις δομές των μεταδεδομένων. * Μηχανισμοί αποκατάστασης στην περίπτωση διακοπής- αποτυχίας του συστήματος. * Εφεδρικές διαδικασίες. * Μετανάστευση μέσω των περιβαλλόντων τεχνολογίας πληροφοριών ή των αλλαγών ή της αναπροσαρμογής των συστημάτων τα οποία διαχειρίζονται μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων.
Αυθεντικότητα και σταθερότητα των μεταδεδομένων
Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων αποτελούν σημαντικό θέμα για τους κανόνες ή τα κριτήρια αυθεντικότητας όσο τα αρχεία στα οποία συνδέονται προκειμένου να τα κάνουν αξιόπιστα. Οι συντελεστές πρέπει επομένως να τεκμηριώσουν όλες τις πολιτικές και τους κανόνες σχετικά με τα μεταδεδομένα και τις εξελίξεις εκεί μέσα. Αλλαγές στις δομές για τα μεταδεδομένα, είτε εννοιολογικά είτε φυσικά, πρέπει επίσης να τεκμηριωθούν. Ένα σημαντικό στοιχείο για την εξασφάλιση της αυθεντικότητας των μεταδεδομένων και της σωστής διαχείρισης μεταδεδομένων με την πάροδο του χρόνου είναι η απαίτηση να καθοριστούν τα μεταδεδομένα τα οποία εισάγονται. Τα μεταδεδομένα διαχείρισης αρχείων πρέπει να διατηρηθούν όπως είναι και, σε περίπτωση που απαιτείται αλλαγή, οι κανόνες πρέπει να είναι σε ισχύ για να ρυθμίσουν τη διαδικασία. Αυτοί πρέπει να περιλάβουν τους κανόνες για να τεκμηριώσουν τους λόγους για τις αλλαγές, τις ίδιες τις αλλαγές, και τους σχετικούς εξουσιοδοτημένους συντελεστές. Αυτές οι απαιτήσεις ισχύουν με την πάροδο του χρόνου και για οποιοδήποτε σχετικό αρμόδιο οργανισμό.
Τα μεταδεδομένα τα οποία παρέχουν λεπτομέρειες για τη δημιουργία ή την αλλαγή του ίδιου του αρχείου μεταδεδομένων πρέπει να διατηρηθούν. Αυτό πρέπει να περιλάβει τις πληροφορίες σχετικά με οποιουσδήποτε συντελεστές οι οποίοι σχετίζονται με τη δημιουργία ή την αλλαγή και τον τύπο της δραστηριότητας που αναλήφθηκε, παραδείγματος χάριν: δημιουργημένο, τροποποιημένο, ελεγμένο, διαγραμμένο. Επιπλέον πρέπει να προσδιοριστεί, η έκδοση του σχήματος μεταδεδομένων που χρησιμοποιείται για να καθορίσει και να εποικήσει τα στοιχεία μεταδεδομένων. Δομές μεταδεδομένων Προκειμένου να διευκολυνθούν οι σχέσεις μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων και να γίνουν αυτές σημαντικές, πρέπει να είναι δομημένες, παραδείγματος χάριν, από τα σχήματα.
Οι συντελεστές, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών αρχείων, πρέπει να αναπτύξουν τα σχήματα για να περιγράψουν τα αρχεία που δημιουργούν, εισάγουν και διαχειρίζονται Αυτά τα σχήματα πρέπει να διατηρηθούν με την πάροδο του χρόνου για να απεικονίζουν τις αλλαγές στο οργανωτικό και επιχειρησιακό πλαίσιο. Οι σχέσεις μεταξύ των νέων σχημάτων και εκείνων που αντικαθιστούν πρέπει να είναι προσδιορισμένες και τεκμηριωμένες. Τα σχήματα μεταδεδομένων περιγράφουν τις οντότητες, τα στοιχεία τους και τις αλληλεξαρτήσεις τους. Τα σχήματα επίσης υποστηρίζουν τη περιγραφή των δομών του εγγράφου και είναι σημαντικά για να διαχειρίζονται τις βάσεις δεδομένων που περιέχουν αυτές τις περιγραφικές πληροφορίες.
Τα οφέλη των σχημάτων και των σχεδίων περιλαμβάνουν: * Διευκόλυνση της ολοκληρωμένης και συνεπούς διαχείρισης των μεταδεδομένων. *
Διευκόλυνση της διαλειτουργικότητας με τη σύγκριση ή τη χαρτογράφηση των διαφορετικών συνόλων μεταδεδομένων. * Έκφραση των αλληλεξαρτήσεων των στοιχείων και της σημασιολογίας τους. * Έλεγχο των σχέσεων μεταξύ των στοιχείων μεταδεδομένων και της έμφυτης σημασιολογίας. * Εξασφάλιση και διατήρηση συνέπειας στα πληροφοριακά συστήματα * Δυνατότητα σύνθετης ανάπτυξης, διάλυσης ή σύνδεσης των πληροφοριακών συστημάτων. * Παροχή μιας βάσης για την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων ή των βάσεων δεδομένων. Ο ρόλος των συστημάτων Τα αρχεία πρέπει να δημιουργηθούν, να εισαχθούν ή να ρυθμιστούν είτε από τα επιχειρησιακά συστήματα, τα συστήματα αρχείων είτε και από τα δύο σε συνδυασμό, όπως: * Ένα επιχειρησιακό σύστημα το οποίο έχει σχεδιαστεί για να δημιουργεί, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα αρχεία του ανεξάρτητα. * Ένα επιχειρησιακό σύστημα το οποίο δημιουργεί, αλλά δεν διαχειρίζεται τα αρχεία και επομένως λειτουργεί από κοινού με ένα σύστημα καθιερωμένων αρχείων. * Ένα σύστημα αρχείων το οποίο σχεδιάζεται για να δημιουργεί, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα αρχεία. Οποιοδήποτε σύστημα ή συνδυασμός συστημάτων χρησιμοποιείται, πρέπει να είναι ικανό να χρησιμοποιεί και να καλύπτει με επάρκεια μεταδεδομένα ώστε διαχειριστεί τα αρχεία με έναν υπεύθυνο και αποτελεσματικό τρόπο. Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν και να εφαρμοστούν με μια υποδομή απαραίτητη να παραγάγει, να εισάγει και να διαχειρίζεται τα κατάλληλα μεταδεδομένα και, όπου είναι δυνατόν, να τον κάνει ως αυτοματοποιημένη διαδικασία.
Τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν ώστε να διασφαλίσουν ότι τα αρχεία και τα μεταδεδομένα τους παραμένουν προσιτά, αυθεντικά, αξιόπιστα και χρησιμοποιήσιμα μέσα από οποιαδήποτε αλλαγή των συστημάτων. Τα όργανα διαχείρισης αρχείων, όπως τα σχήματα ταξινόμησης της επιχείρησης- οργανισμού, της πρόσβασης και της ασφάλειας και οι δικαιοδοσίες διάθεσης, πρέπει επίσης να υπάρξουν για να διασφαλίσουν ότι τα μεταδεδομένα προέρχονται από έγκυρες πηγές. Όπου είναι δυνατόν, τα συστήματα αρχείων πρέπει να σχεδιαστούν ώστε να προσαρμόσουν αυτά τα όργανα και να αυτοματοποιήσουν τη χρήση τους. συνεχίζεται.....
σύνταξη: Παναγιώτα Ιωαννίδη πηγή: Αξιολόγηση Records Management Systems: Διπλωματική Εργασία στα πλαίσια του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας, του Ιονίου Πανεπιστημίου.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου